Zu Beginn des Jahres 2025 sehen sich Einzelhändler mit einer unsicheren wirtschaftlichen Lage konfrontiert. Trotz eines Rückgangs der Inflation ist der Konsum im letzten Quartal 2024 erneut gesunken.
Viele Handelsunternehmen stehen unter Druck: Zahlungsausfälle, Stellenabbau, nicht eingehaltene Lieferverpflichtungen und Engpässe in der Warenverfügbarkeit auf Industrieseite gehören inzwischen zur Tagesordnung. In der Supply Chain wird Instabilität zunehmend zum Normalzustand – verursacht durch geopolitische Krisen, Rohstoffknappheit und klimatische Veränderungen. Umso wichtiger ist es für Handelsunternehmen, ihre Widerstandsfähigkeit zu stärken.
In diesem Umfeld ist die Einführung einer APS-Lösung (Advanced Planning Systems) ein entscheidender Hebel, um die operative Leistungsfähigkeit zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit sowie die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu sichern. Durch eine vorausschauende Bedarfsplanung und die Automatisierung der Nachschubberechnung ermöglicht ein APS ein optimales Bestandsniveau und eine maximale Produktverfügbarkeit für die Kunden.
Die Entscheidung für ein APS-System ist daher eine strategische Investition. Bevor man jedoch ein solches Projekt startet, sollte der Lösungspreis sorgfältig dem erwarteten Return on Investment (ROI) gegenübergestellt werden.
Im Rahmen der Vermarktung unserer APS-Lösung – OptimiX XFR – haben wir eine strukturierte Methodik entwickelt, um Interessenten und Kunden bei der Bewertung des ROI eines solchen Projekts zu unterstützen.
Die wichtigsten Kennzahlen zur Messung des ROI eines APS-Projekts
Um den ROI eines APS-Projekts zu bewerten, müssen zunächst zuverlässige Leistungsindikatoren herangezogen werden, die den Einfluss einer Supply-Chain-Lösung widerspiegeln. Hier sind die wichtigsten KPIs, die wir bei unserer Lösung OptimiX XFR berücksichtigen.
Bestandsniveau
Das Ziel einer APS-Lösung wie OptimiX XFR ist es, den Lagerbestand in Stückzahl und Wert zu senken und gleichzeitig die Artikelverfügbarkeit zu erhöhen.
Die Optimierung des Bestandsniveaus ist ein zentrales Element in jedem Supply-Chain-APS-Projekt. Ist der Lagerbestand überdimensioniert, entstehen unnötige Kosten (Lagerhaltung, Kapitalbindung, Handhabung, Wartung usw.). Zudem drohen Überbestände, Abschreibungen oder Abverkäufe unter dem Einkaufspreis.
Eine APS-Lösung unterstützt Sie bei der Optimierung der Bestandsverwaltung :
- Durch präzisere Bedarfsprognosen
- Über die Berechnung individueller Sicherheitsbestände je Produkt und Standort, angepasst an die gewünschten Servicegrade
- Durch die Definition von Servicegrad-Regeln je Produkt und Standort, z. B.: 99,9 % für Bestseller, 90 % für langsam drehende Artikel, 90 % für substituierbare Produkte usw.
Bei einigen Kunden von OptimiX XFR konnten wir Bestandsreduktionen von über 10 Prozentpunkten beobachten. Dabei ist das Bestandsniveau jedoch stets im Zusammenhang mit einem weiteren Indikator zu betrachten: der Verfügbarkeit. Bestände zu senken macht nur Sinn, wenn gleichzeitig eine optimale Produktverfügbarkeit gewährleistet ist.
Produktverfügbarkeit
Die Produktverfügbarkeit misst den Prozentsatz der für den Kunden verfügbaren Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt im Verhältnis zur Gesamtnachfrage. Sie gibt an, wie gut ein Unternehmen die Kundenbedürfnisse ohne Out-of-Stock-Situationen bedienen kann.
Theoretisch – ohne Berücksichtigung von Ersatzkäufen – maximiert eine vollständige Verfügbarkeit den Umsatz. Eine APS-Lösung hilft, Engpässe zu vermeiden und die Verfügbarkeit der Produkte zu maximieren.
Mit einer Lösung wie OptimiX XFR lassen sich Out-of-Stock-Situationen um den Faktor 2 bis 3 reduzieren. In manchen Branchen haben wir Verbesserungen der Verfügbarkeit um bis zu 10 Prozentpunkte festgestellt – bei gleichzeitiger Reduzierung der Bestände um 12 bis 15 %.
Schwundquote
Zusätzlich zu diesen beiden zentralen Indikatoren ist bei Frische- und MHD-Produkten die Schwundquote entscheidend. Sie misst den Anteil der Produkte, die nicht zum regulären Preis verkauft oder gar nicht verkauft werden.
Solche Abschreibungen oder Abverkäufe wirken sich negativ auf die Marge und potenziell auch auf den Umsatz aus, da entweder Verluste beim Einstandspreis entstehen oder Preisnachlässe zur Abverkauf der Ware notwendig sind.
Eine APS-Lösung trägt dazu bei, Beschaffung, Lagerbestände und Verfügbarkeit effizienter zu steuern und gleichzeitig den Schwund bei verderblichen Waren deutlich zu reduzieren. In bestimmten Branchen konnten wir Schwundquoten um etwa 40 % senken.
Produktivitätsgewinne
Die Einführung eines APS-Systems wirkt sich auch positiv auf die Produktivität der Supply-Chain-Teams aus.
Durch die Automatisierung vieler Prozesse verbringen die Mitarbeitenden weniger Zeit mit Routineaufgaben und können sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren – etwa Verhandlungen mit Lieferanten oder strategische Entscheidungen.
Auch wenn Produktivitätsgewinne schwerer zu quantifizieren sind als die vorher genannten KPIs, kalkulieren wir bei der ROI-Berechnung konservativ mit einer Produktivitätssteigerung von 20 %, was eher einem Mindestwert als einem Durchschnittswert entspricht
Prognosegenauigkeit
Schließlich ist die Verbesserung der Prognosegenauigkeit ein zentraler Hebel, um die Ziele hinsichtlich Produktverfügbarkeit, Bestandsoptimierung und Schwundreduktion zu erreichen.
Die Genauigkeit der Verkaufsprognosen ist ein Schlüsselfaktor in jedem APS-Projekt. Je präziser der Absatz vorhergesagt wird, desto bedarfsgerechter kann eingekauft und der Bestand optimiert werden – ohne die Verfügbarkeit zu gefährden.
Abhängig von der Produkttypologie und den Methoden zur Sicherheitsbestandsberechnung trägt eine präzisere Prognose maßgeblich zur Optimierung der Bestandsniveaus bei.
Eine APS-Lösung setzt auf einen sogenannten „Best-Fit“-Ansatz, der fortlaufend das beste Prognosemodell sucht, um die höchstmögliche Vorhersagegenauigkeit zu erreichen.
Wie bewerten wir den ROI eines APS-Projekts?
Auf Grundlage der zuvor erläuterten Indikatoren haben wir eine strukturierte Methode entwickelt, um unseren Kunden eine realistische Einschätzung des ROI zu ermöglichen, den sie durch den Einsatz unserer APS-Supply-Chain-Lösung OptimiX XFR erzielen könnten.
Wir haben ein einfach verständliches Entscheidungstool sowie eine klare Methodik zur ROI-Bewertung entwickelt.
#1. Erfassung der Kundendaten zu den wichtigsten Kennzahlen
Zur Einschätzung des potenziellen ROI eines APS-Projekts bei einem Kunden oder Interessenten erfassen wir zunächst dessen Basisdaten:
- Umsatz (gesamt oder auf den Projektumfang bezogen)
- Marge
Anschließend bewerten wir die Auswirkungen einer Bestandsreduzierung (ermöglicht durch zuverlässigere Planungsprozesse und optimierte Sicherheitsbestandsberechnung) sowie deren Einfluss auf die weiteren oben genannten KPIs.
#2 Definition realistischer Verbesserungsziele
Basierend auf den übermittelten Daten entwickeln wir Arbeitshypothesen und definieren realistische Zielgrößen für die ersten Nutzungsjahre der Lösung:
- Reduzierung des Bestandsniveaus um X %
- Verbesserung der Produktverfügbarkeit um X %
- Senkung der Schwundquote
- Steigerung der Forecast-Genauigkeit
- Produktivitäts- und daraus resultierende finanzielle Gewinne
Selbstverständlich hängen diese Ziele vom jeweiligen Ausgangskontext und dem Branchensegment des Kunden ab.
Beispielsweise betreffen die Schwundziele vor allem Einzelhändler mit verderblichen Waren.
Hat der Kunde bereits eine sehr hohe Verfügbarkeitsquote, werden hier keine spektakulären Zugewinne möglich sein. OptimiX ermöglicht es in diesem Fall jedoch, die Verfügbarkeit auf hohem Niveau zu stabilisieren oder leicht zu steigern – bei gleichzeitig deutlicher Reduktion der Bestände.
Ein konkretes Beispiel für einen Händler:
- Verbesserung der Forecast-Genauigkeit um 5 Prozentpunkte, was in einer konservativen Rechnung eine Bestandsreduktion von 2,5 % ermöglicht.
- Reduzierung des Bestandsniveaus um 10 % durch bessere Segmentierung (20/80-Analyse) und feinere Steuerung der Beschaffung.
- Erhöhung der Bewertung der Lagerhaltungs-, Warenannahme- und Kommissionierungskosten um einen Satz von 12 %.
- Verbesserung der Produktverfügbarkeit um 5 Prozentpunkte durch optimierte Prognosen und optimierte Sicherheitsbestände.
- Steigerung der Produktivität um 25 %..
#3. Berechnung der erwarteten Ergebnisse
Diese Verbesserungen führen zu prognostizierten Gewinnen in folgenden Bereichen:
- Bestandsreduktion: Einsparungen durch reduzierte Lagerwerte und gesenkte Kapitalbindungskosten
- Steigerung der Verfügbarkeit: Umsatz- und Margenzuwächse (basierend auf der durchschnittlichen Marge)
In unserem Beispiel errechneten wir durch die Verfügbarkeitssteigerung einen prognostizierten Umsatzgewinn von 857.750 €, was 298.500 € zusätzlicher Marge entspricht (bei einer durchschnittlichen Marge von 34,8 %).
Mit der angenommenen Produktivitätssteigerung kalkulierten wir außerdem Einsparungen bei den Personalkosten in Höhe von 33.000 € (auf Basis von 100.000 € Jahresgehalt).
Zur vollständigen Bewertung des Projekts muss schließlich nur noch der erwartete Gesamtnutzen den Kosten der Lösung gegenübergestellt werden.
Eine fundierte und vorsichtige Herangehensweise
Um den ROI eines Supply-Chain-APS-Projekts zu bewerten, wählen wir bewusst konservative Annahmen bezüglich der möglichen Gewinne.
Diese Vorgehensweise verhindert, dass die erwarteten Vorteile überbewertet werden, und garantiert realistische Prognosen – basierend auf bewährten Daten und einer faktenbasierten Anpassung der Supply-Chain-Parameter. Die Zahlen werden selbstverständlich an die Besonderheiten jedes Unternehmens angepasst.
Ebenso berücksichtigen wir in unseren Berechnungen oft eher niedrig angesetzte Lagerhaltungs- und Logistikkosten, um mögliche Gewinne nicht zu überschätzen. Damit tragen wir der Variabilität tatsächlicher Kosten (z. B. Lagerveralterung oder Schwankungen bei den Transportkosten) Rechnung und sorgen für zuverlässigere und abgesicherte Prognosen.
Qualitative Vorteile zusätzlich zum quantitativen ROI
Neben dem quantitativ bewerteten ROI, den wir mit unserer Methode berechnen, bringt die Einführung einer APS-Lösung auch qualitative, indirekte Gewinne mit sich.
Auch wenn diese schwerer exakt zu quantifizieren sind, sollten sie in Ihre Überlegungen bei der Einführung eines neuen Tools unbedingt einfließen.
Zu den qualitativen Vorteilen zählen:
- Risikoreduzierung: Eine APS-Lösung in der Supply Chain hilft, operative und strategische Unsicherheiten zu minimieren und die Prozesse besser abzusichern.
- Höhere Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen: Dank präziser Prognosen und Szenarioprojektionen können Sie sich schneller an Veränderungen anpassen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.
- Steigerung der Kundenzufriedenheit: Durch die Optimierung der Produktverfügbarkeit und die Reduzierung von Out-of-Stock-Situationen verbessern Sie das Einkaufserlebnis und die Kundenbindung.
- Bessere bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Eine APS-Lösung fördert eine gemeinsame Sicht auf Forecasts und Bestände zwischen Marketing/Vertrieb, Supply Chain und Finanzabteilung.
- Optimierte Planung mit Lieferanten und Partnern: Der Austausch von Prognosedaten stärkt die Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten entlang der Lieferkette.
OptimiX Solutions – Ihr Partner zur Maximierung des ROI Ihrer Supply Chain
In der heutigen Zeit gefährdet Untätigkeit bei der Optimierung Ihrer Supply Chain langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Die Einführung einer APS-Lösung bietet zahlreiche finanzielle und operative Vorteile.
Doch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass der versprochene ROI auf einer fundierten, nachvollziehbaren Methodik basiert – und nicht nur auf blumigen Versprechen.
Bei OptimiX Solutions legen wir großen Wert auf Transparenz in Sachen ROI. Deshalb teilen wir offen unsere Bewertungsmethodik mit Ihnen.
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