Ihr Markt entwickelt sich weiter und die Praktiken werden immer digitaler. Sie benötigen zunehmend neue Lösungen, um Ihren geschäftlichen Herausforderungen gerecht zu werden.
Sie können den Mount Everest nicht in Flip-Flops besteigen, egal ob es sich um Pricing oder Supply Chain Management handelt.
Die Herausforderungen in Bezug auf Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität sind so groß, dass Sie granulare Informationen, Echtzeitdaten, Prognosen und Projektionen benötigen. Sie werden also Ihre alten Excel-Tabellen oder Ihr All-in-One-Tool, das Sie vor einigen Jahren intern entwickelt haben, aufgeben und sich auf Best-of-Breed-Lösungen umstellen müssen.
Wenn Sie bereits die Einführung eines neuen Tools geleitet haben, ist Ihnen wahrscheinlich bewusst, dass das Änderungsmanagement über die Aspekte des Tools und der funktionalen Anforderungen hinausgeht.
Die Entwicklung neuer Lösungen bringt unweigerlich emotionale und soziale Herausforderungen mit sich.
In diesem Artikel werden wir gemeinsam erörtern, wie Sie all diese Herausforderungen in Ihr Veränderungsmanagement einbeziehen können, um die Einführung einer neuen Lösung intern zu erleichtern.
Was steht bei der Implementierung einer neuen Lösung auf dem Spiel?
Funktionale Aspekte
Die Funktionale Bedürfnisse sind die offensichtlichsten Herausforderungen bei einem Wechsel der Lösung. Sie stellen die Spitze des Eisbergs dar. Sie sind alle Bedürfnisse in Bezug auf die Prozesse und die Art und Weise, wie die neue Lösung diese verbessern wird..
In erster Linie ist die Änderung einer Lösung das Ergebnis der Feststellung von funktionalen und/oder geschäftlichen Bedürfnissen. Sehr oft entsteht der Wunsch nach einer Änderung aus der Feststellung eines Mangels oder der Notwendigkeit einer Entwicklung, die von der Marktnachfrage getrieben wird. Die aktuelle Lösung kann nicht so weit gehen, wie man es sich wünscht. Sie ist nicht mehr geeignet (oder anpassbar) für unser Wettbewerbsumfeld, unsere Bedürfnisse oder die Entwicklung von Best Practices.
Mathieu Louchez, Leader Pricing und Sortiment bei Boulanger, weist auf die Notwendigkeit der Entwicklung als Motor für die Suche nach einer neuen Pricing-Lösung hin:
“ Das Problem, das wir hatten, war, dass unser Tool zwar seinen Zweck erfüllte, aber keine wirkliche Entwicklung ermöglichte. Wir waren in unseren täglichen Aufgaben eher eingeschränkt. Die Konkurrenz hat sich stark diversifiziert, aber das Tool erlaubte uns nur eine Strategie oder sogar nur eine Regel für das gesamte Unternehmen einzustellen. Das war ziemlich zeitaufwendig. Der Einstellungsprozess war langwierig und mühsam, was von häufigen Änderungen abschreckte. Das war der Grund für den Wechsel. „
Die funktionalen Bedürfnisse sind die Bedürfnisse, die von den Nutzern geäußert werden. Bedürfnisse, die von den Nutzern geäußert werden (und auch die IT-Teams), wenn sie nach der Lösung gefragt werden. Aber es gibt auch andere, weniger offensichtliche Bedürfnisse, die bei einem Wechsel der Lösung in Betracht gezogen werden.
Emotionale Empfindungen
Die Implementierung einer neuen Lösung hat Auswirkungen auf alle Beteiligten. Über die Erwartungen der Entscheidungsträger hinaus (Effizienz, Rentabilität, Leistung, …) wirkt sie sich auf alle betroffenen Nutzer auf verschiedene Weise aus.
Funktionale Aspekte decken ab, was die Nutzer mit der neuen Lösung konkret erreichen möchten. In der Regel sind dies die Bedürfnisse, die das Unternehmen in dem Lastenheft die seine Auswahl und den Austausch mit seinen Lieferanten leiten wird.
Aber Die Veränderung beschränkt sich nicht auf funktionale Aspekte. In einer Situation des Wandels sind die emotionale Aspekte sind ebenfalls von Bedeutung.
Die Frage, die hier gestellt werden muss, ist: Wie fühlt sich der Nutzer tatsächlich in Bezug auf die aufgetretenen Probleme und vor allem wie nimmt er die neue Lösung wahr?
Bei einigen Mitarbeitern ist die Abneigung gegen Veränderungen recht ausgeprägt. Sie stoßen auf Bemerkungen wie „warum ändern?“, „das haben wir schon immer so gemacht“… Hinter dieser Zurückhaltung verbirgt sich eine manchmal tief sitzende Angst vor Veränderungen. Sie befürchten, dass sie nicht mehr gebraucht werden, dass sie durch das Werkzeug „ersetzt“ werden, dass sich ihre Aufgaben in eine Richtung entwickeln, die ihnen unklar erscheint, ….
Bei der Durchführung von Veränderungen können diese Gefühle nicht ignoriert werden. Projektmanager müssen diese in ihre Überlegungen einbeziehen und Lösungen finden, um auf diese emotionalen Herausforderungen zu reagieren. In der Praxis bedeutet dies, dass die Teams beruhigt, geschult und begleitet werden müssen.
Soziale Auswirkungen
Eine Änderung der Lösung hat auch soziale Auswirkungen. Soziale Fragen betreffen die Art und Weise, wie der Nutzer wahrgenommen werden möchte..
Für das Unternehmen ist die Einführung einer neuen Lösung ein Mittel, um sich an die Entwicklung des Marktes anzupassen (oder ihr vorzugreifen). Es gibt also eine soziale Herausforderung für den Projektmanager: Er muss seinem Management zeigen, dass er dabei ist oder einen Schritt voraus ist.
Die sozialen Herausforderungen betreffen auch die Nutzer. Wie werden sie sozial wahrgenommen?
Stellen Sie sich vor, sie treffen sich mit Kollegen auf einer Fachmesse. Sie tauschen sich informell über ihre Prozesse aus. Wenn sie sagen, dass die Preiskalkulation mit ihrer neuen Lösung nur noch halb so viel Zeit in Anspruch nimmt, werden sie Interesse und Bewunderung wecken.
Auch intern wird eine neue Lösung soziale Auswirkungen haben. Wenn Sie ein Preisführer sind und den Filialleitern oder Franchisenehmern Preise nennen, die ihnen helfen, ihre Margen zu verbessern, ist es wahrscheinlicher, dass Sie geschätzt, angehört und gewürdigt werden.
Ein erfolgreiches Veränderungsmanagement beruht auf der Berücksichtigung aller Herausforderungen. Lassen Sie uns nun einen Blick auf die konkreten Schritte werfen, die für eine erfolgreiche Implementierung der neuen Lösung erforderlich sind.
Die Schritte der Implementierung einer neuen Lösung
Formalisierung der Bedürfnisse in einem Lastenheft
Die Erstellung des Lastenhefts ist in der Regel der erste Schritt eines Projekts zur Implementierung einer neuen Lösung.
Das Lastenheft ist ein Kommunikationsdokument für die Partner:
- Er dient als Leitfaden bei der Wahl der Lösung.
- Er erleichtert die Kommunikation mit dem gewählten Verleger.
Er ist aber auch ein Werkzeug für die Durchführung von Veränderungen. Um ihn zu formalisieren, müssen Sie zunächst die Bedürfnisse der Nutzer zu sammeln aller Abteilungen, die von der Lösung betroffen sind. Die Erstellung des Lastenhefts erfordert, dass alle relevanten Interessengruppen sich auf eine gemeinsame Einschätzung der aufgetretenen Probleme und der Art und Weise, wie die neue Lösung aussehen sollte, einigen.
Das Lastenheft für ein SaaS-Projekt ist jedoch oft zu 80% funktional und zu 20% verwaltungstechnisch. Der Erfolg hängt jedoch zu 80% vom Management ab.
Es sind die menschlichen, emotionalen und sozialen Herausforderungen, die den Erfolg des Projekts weitgehend bestimmen.
Einbeziehung eines "Pilotteams" von Beginn des Projekts an
Als Entscheidungsträger wissen Sie, dass eine Änderung der Lösung notwendig ist. Diese Umstellung kann jedoch nicht ohne die Einbeziehung und das Engagement der Nutzer erfolgen, die die Hauptbetroffenen sind.
Eine forcierte Umwandlung, die von der Unternehmensleitung auferlegt wird, wäre kontraproduktiv. Die Mitarbeiter müssen sich die Veränderung zu eigen machen. Die Herausforderung besteht darin, sie in die Dynamik einzubeziehen. Dies ist der beste Weg, um ihre funktionalen, emotionalen und sozialen Bedürfnisse zu erfüllen.
Das Lastenheft ist ein erster Schritt, aber die geschäftlichen Anforderungen sind nicht starr. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich die Anforderungen im Laufe des Projekts und der Gespräche mit dem Herausgeber ändern. Die Diskussionen mit dem Herausgeber helfen, die Bedürfnisse zu priorisieren und die Implementierungszeit zu begrenzen. Die Abwägungen werden dann zwischen dem Antragsteller und dem Herausgeber getroffen.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie die Teams einzubeziehen. Mathieu Louchez tat dies bei der Implementierung von Optimix bei Boulanger, indem er intern spezielle Teams zusammenstellte, um das Projekt mitzugestalten:
- Pricing-Team
- ISD-Team
“ Jeder Projektmanager hat sich ein kleines, ausgewähltes Team zusammengestellt, das durch das gesamte Projekt geführt wurde. Dies ermöglichte es uns, auf einer gesunden Basis zu arbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg lag in der richtigen Mischung aus Fach- und Optimix-Teams. So wurden bei Boulanger Produktmanager und Handelspiloten gesucht, damit sie an den Workshops teilnehmen konnten und sichergestellt wurde, dass die geschäftlichen Probleme berücksichtigt wurden. „
Ko-Konstruktion mit dem Lösungsanbieter
Sobald die internen Projektteams gebildet sind, sind es die Gespräche mit dem Herausgeber, die das Projekt in die gewünschte Richtung lenken. Der Fortschritt der Diskussionen erleichtert die Festlegung des Projektrahmens.
Im Rahmen der Implementierung der Optimix-Lösung erstellte Boulanger eine ein Scoping-Dossier erstellt. um die folgenden Punkte zu formalisieren
- Scrapping
- Berufliche Geste
- Integration von Daten
- Gewünschte Szenarien
Auf dieser Grundlage wird das Projekt in guter Zusammenarbeit zwischen den beiden Parteien vorangetrieben, um die Ziele, den Funktionsumfang und die Fristen einzuhalten.
Vom POC bis zur endgültigen Implementierung der Lösung
Während die Zeit für die Implementierung der Lösung eine der wichtigsten Herausforderungen ist, ist der POC eine entscheidende Phase für den Erfolg eines Projekts.
Sie besteht darin, dass die Implementierung der Lösung in kleinem Maßstab mit Pilotnutzern zu testen. Das Feedback dieser ersten Nutzer fließt in den weiteren Verlauf des Projekts ein, indem es entweder bestätigt oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt.
Wenn der POC validiert ist, erhält das Projekt ein GO und es beginnt die Build-Phase oder der gemeinsame Aufbau der endgültigen Version der Lösung mit den letzten Einstellungen und gewünschten Entwicklungen. Schließlich kommt es zur endgültigen Implementierung.
Bei Boulanger erfolgte die Einführung schrittweise pro Produktbereich und wurde dann aufgrund der ersten Ergebnisse und der schnellen Annahme durch die betroffenen Teams beschleunigt.
Wie Optimix Sie bei der Durchführung von Veränderungen unterstützt
Wie Sie sicher verstanden haben, ist die Einführung einer neuen Lösung nicht einfach nur ein Wechsel des Tools. Die Herausforderungen sind vielfältig und neben der Erfüllung der funktionalen Anforderungen müssen Sie sich vor allem fragen, wie Sie sicherstellen können, dass die neue Lösung von den Geschäftsteams angenommen wird.
Das interne Projektmanagement spielt eine Schlüsselrolle bei der Einführung, aber die Rolle des Anbieters sollte nicht unterschätzt werden. Ihr Verleger ist nicht nur ein Anbieter von Lösungen. Er ist auch ein Vermittler von Veränderungen. Das ist jedenfalls die Art und Weise, wie wir unsere Begleitung bei Optimix sehen.
Unsere Teams bestehen aus Fachleuten aus dem Einzelhandel, die mit den Problemen der Teams und den geschäftlichen Herausforderungen vertraut sind. Die Lösungen sind so konzipiert, dass sie die geschäftlichen Probleme lösen, und unsere Unterstützung ist so ausgelegt, dass sie den Herausforderungen der Einführung gerecht wird.
Bei unseren Gesprächen mit den Projektmanagern der Einzelhändler legen wir Wert auf eine enge Zusammenarbeit. Nähe und Ko-Konstruktion. Gemeinsam mit den Kundenteams versuchen wir, die Benutzererfahrung zu optimieren.
Im Rahmen des Boulanger-Projekts haben wir beispielsweise zwei Projektmanager (fachlich und technisch) ernannt, die sich regelmäßig mit dem Kunden austauschen. Wir haben uns für eine Partnerschaft entschieden, um Entwicklungen oder Geschäftsabläufe zu erkennen und neue Verbesserungen vorzuschlagen.
Planen Sie die Einführung einer neuen Softwarelösung, um Ihr Pricing oder Ihr Supply Chain Management zu optimieren?
Denken Sie daran, dass die Implementierung einer Lösung über die funktionalen Aspekte hinausgeht. Um die Annahme des Tools durch die Fachanwender zu erleichtern und den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, sind die gemeinsame Entwicklung und die Begleitung durch den Herausgeber von wesentlicher Bedeutung!
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