Ihr Markt entwickelt sich weiter und die Praxis wird digital. Sie brauchen immer mehr neue Lösungen, um Ihre geschäftlichen Herausforderungen zu meistern.
Ob in der Preisgestaltung oder im Lieferkettenmanagement, Sie können den Everest nicht in Flipflops besteigen.
Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität stehen so sehr auf dem Spiel, dass Sie granulare Informationen, Echtzeitdaten und -prognosen sowie Hochrechnungen benötigen. Sie müssen also Ihre alten Excel-Tabellen oder Ihr All-in-One-Tool, das Sie vor ein paar Jahren selbst entwickelt haben, zugunsten von Best-of-Breed-Lösungen aufgeben.
Wenn Sie jemals die Implementierung eines neuen Tools geleitet haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass das Änderungsmanagement über toolbezogene Aspekte und funktionale Anforderungen hinausgeht.
Der Weg zu neuen Lösungen ist immer mit emotionalen und sozialen Herausforderungen verbunden.
In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Sie all diese Aspekte in Ihr Änderungsmanagement integrieren können, um die interne Einführung einer neuen Lösung zu erleichtern.
Was sind die Herausforderungen bei der Implementierung einer neuen Lösung?
Funktionelle Aspekte
Funktionale Bedürfnisse sind die offensichtlichsten Probleme, wenn es darum geht, eine Lösung zu ändern. Sie stellen die Spitze des Eisbergs dar. Diese sind alle Prozessanforderungen und wie die neue Lösung diese verbessern soll.
In erster Linie ist die Änderung der Lösung das Ergebnis der Identifizierung von funktionalen und/oder geschäftlichen Bedürfnissen. Sehr oft rührt der Wunsch nach einer Änderung von der Erkenntnis her, dass eine Lösung unzureichend ist oder aufgrund der Marktnachfrage weiterentwickelt werden muss. Die aktuelle Lösung geht nicht so weit, wie wir es gerne hätten. Sie ist nicht mehr an unser Wettbewerbsumfeld, unsere Bedürfnisse oder die Entwicklung von Best Practices angepasst (oder anpassbar).
Mathieu Louchez, Pricing and Assortment Leader bei Boulanger, verweist auf die Notwendigkeit der Evolution als treibende Kraft bei der Suche nach einer neuen Preislösung:
“ Das Problem, das wir hatten, war, dass unser Tool seinen Zweck gut erfüllt hatte, aber keine wirkliche Weiterentwicklung zuließ. Wir waren in unseren täglichen Aufgaben ziemlich eingeschränkt. Die Konkurrenz hat sich stark diversifiziert, aber mit dem Tool konnten wir nur eine einzige Strategie oder sogar nur eine einzige Regel für das gesamte Unternehmen festlegen. Das war ziemlich zeitaufwändig. Der Prozess der Parametrisierung war langwierig und mühsam, was uns von häufigen Änderungen abhielt. Das hat uns dazu veranlasst, zu wechseln. „
Funktionale Anforderungen sind die von den Benutzern geäußerten Bedürfnisse (und auch IT-Teams), wenn sie nach der Lösung gefragt werden. Aber es gibt noch andere, weniger offensichtliche Anforderungen, die Sie beim Wechsel von Lösungen berücksichtigen müssen.
Emotionale Gefühle
Die Implementierung einer neuen Lösung hat Auswirkungen auf alle Beteiligten. Abgesehen von den Erwartungen der Entscheidungsträger (Effizienz, Rentabilität, Leistung usw.) wirkt sie sich in mehrfacher Hinsicht auf alle betroffenen Benutzer aus.
Die funktionalen Aspekte betreffen das, was die Benutzer mit der neuen Lösung tatsächlich erreichen möchten. Im Allgemeinen sind dies die Bedürfnisse, die das Unternehmen in der Spezifikationen, an denen sich die Auswahl und der Austausch mit Lieferanten orientiert.
Aber der Wandel beschränkt sich nicht auf funktionale Aspekte. In a situation of change, the Auch emotionale Aspekte sind wichtig.
Hier stellt sich die Frage: Wie empfindet der Benutzer die aufgetretenen Probleme wirklich, und vor allem, wie nimmt er die neue Lösung wahr?
Manche Mitarbeiter haben eine starke Abneigung gegen Veränderungen. Sie werden mit Bemerkungen konfrontiert wie „warum ändern?“, „das haben wir schon immer so gemacht“… Hinter dieser Zurückhaltung verbirgt sich eine manchmal tief sitzende Angst vor Veränderungen. Sie befürchten, dass sie nicht mehr nützlich sein werden, dass sie durch das Tool „ersetzt“ werden, dass sich ihre Aufgaben in eine Richtung entwickeln, die ihnen unklar erscheint, …
Das Change Management kann diese Gefühle nicht ignorieren. Projektmanager müssen dies in ihr Denken einbeziehen und Lösungen finden, um diese emotionalen Herausforderungen zu meistern. In der Praxis bedeutet dies, die Teams zu beruhigen, zu schulen und zu unterstützen.
Soziale Auswirkungen
Eine Änderung der Lösung hat auch soziale Auswirkungen: Soziale Fragen betreffen die Frage, wie der Benutzer wahrgenommen werden möchte.
Für das Unternehmen ist die Einführung einer neuen Lösung eine Möglichkeit, sich an die Entwicklung des Marktes anzupassen (oder sie vorwegzunehmen). Es gibt also ein soziales Problem für den Projektmanager: Er muss dem Management zeigen, dass er am Ball ist oder dass er einen Schritt voraus ist.
Auch soziale Fragen beschäftigen die Benutzer. Wie werden sie in der Gesellschaft wahrgenommen?
Stellen Sie sich vor, Sie treffen Kollegen auf einer Fachmesse. Sie diskutieren informell über ihre Prozesse. Wenn sie behaupten, dass die Preiskalkulation mit ihrer neuen Lösung nur noch die Hälfte der Zeit in Anspruch nimmt, wecken sie Interesse und Bewunderung.
Auch intern wird sich eine neue Lösung sozial auswirken. Wenn Sie ein Preisgestalter sind und den Filialleitern oder Franchisenehmern Preise nennen, die ihnen helfen, ihre Gewinnspannen zu verbessern, ist es wahrscheinlicher, dass man Sie schätzt, Ihnen zuhört und Sie wertschätzt.
Erfolgreiches Change Management basiert auf der Berücksichtigung aller Aspekte. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Schritte werfen, die Sie zur erfolgreichen Implementierung Ihrer neuen Lösung unternehmen müssen.
Etappen bei der Implementierung einer neuen Lösung
Formalisieren Sie Anforderungen in Spezifikationen
Die Erstellung von Spezifikationen ist im Allgemeinen der erste Schritt bei der Implementierung einer neuen Lösung.
Die Spezifikationen sind ein Kommunikationsdokument für Partner:
- Es dient als Leitfaden für die Wahl der Lösung
- Es erleichtert die Kommunikation mit dem gewählten Redakteur
Aber es ist auch ein Werkzeug für das Änderungsmanagement. Um es zu formalisieren, müssen Sie zunächst Bedürfnisse der Benutzer erfassen aller an der Lösung beteiligten Abteilungen. Die Ausarbeitung von Spezifikationen erfordert alle beteiligten Interessengruppen ein gemeinsames Verständnis der Probleme haben und wissen, wie die neue Lösung aussehen soll.
Die Spezifikationen von SaaS-Projekten sind jedoch oft zu 80% funktional und zu 20% managementorientiert. Doch 80% des Erfolgs hängen vom Management ab.
Es sind die menschlichen, emotionalen und sozialen Aspekte, die den Erfolg des Projekts weitgehend bestimmen.
Beziehen Sie von Beginn des Projekts an ein "Pilotteam" ein.
Als Entscheidungsträger wissen Sie, dass eine Änderung der Lösung notwendig ist. Aber dieser Wandel kann nicht ohne die Einbeziehung und das Engagement der Benutzer stattfinden, die als erste davon betroffen sind.
Eine erzwungene Umstellung, die von der Geschäftsleitung auferlegt wird, wäre kontraproduktiv. Die Mitarbeiter müssen den Wandel selbst gestalten. The challenge is to include them in the dynamic. It’s the best way to meet their functional, emotional and social needs.
Spezifikationen sind ein erster Schritt, aber die geschäftlichen Anforderungen sind nicht festgelegt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sie sich im Laufe des Projekts und des Austauschs mit dem Verlag weiterentwickeln. Gespräche mit dem Herausgeber helfen dabei, Prioritäten zu setzen und die Umsetzungszeit zu begrenzen. Die Schlichtung erfolgt dann zwischen dem Antragsteller und dem Verlag.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Teams einzubeziehen. This is what Mathieu Louchez has done for the implementation of Optimix at Boulanger, with the creation of dedicated in-house teams to co-construct the project:
- Preisgestaltung Team
- Informatisches Team
“ Jeder Projektmanager stellte ein kleines, ausgewähltes Team zusammen, das wir während des gesamten Projekts mitnahmen. So konnten wir auf einer soliden Basis arbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg war die richtige Mischung aus Geschäfts- und Optimix-Teams. Also gingen wir zu Boulanger, um Produktleiter und Vertriebspiloten zu finden, damit sie an den Workshops teilnehmen konnten und damit wir sicher sein konnten, dass die geschäftlichen Belange berücksichtigt wurden. „
Gemeinsame Entwicklung mit Ihrem Lösungsanbieter
Sobald die internen Projektteams eingerichtet sind, ist es der Austausch mit dem Verlag, der das Projekt in die gewünschte Richtung vorantreibt. Der Verlauf der Gespräche erleichtert die Gestaltung des Projekts.
Als Teil der Implementierung der Optimix-Lösung, erstellte Boulanger eine Rahmen Datei, um die folgenden Punkte zu formalisieren:
- Abwracken
- Geschäftliche Geste
- Integration von Daten
- Gewünschte Szenarien
Auf dieser Grundlage verläuft das Projekt zwischen den beiden Parteien reibungslos, um Ziele, Funktionsumfang und Fristen einzuhalten.
Vom POC zur Implementierung der endgültigen Lösung
Die Zeit für die Implementierung der Lösung ist zwar eines der wichtigsten Themen, ist der POC eine entscheidende Phase für den Erfolg eines Projekts.
Dabei wird die Implementierung der Lösung in kleinem Maßstab mit Pilotanwendern getestet.. Feedback from these first users feeds into the rest of the project, either validating it or highlighting areas for improvement.
Sobald der POC validiert ist, erhält das Projekt ein GO und wir gehen in die Build-Phase über, d.h. in die Ko-Konstruktion der endgültigen Version der Lösung mit den endgültigen Parametern und gewünschten Entwicklungen. Dann kommt schließlich die endgültige Bereitstellung.
Bei Boulanger erfolgte die Einführung schrittweise nach Produktbereichen und wurde dann angesichts der ersten Ergebnisse und der schnellen Akzeptanz durch die betroffenen Teams beschleunigt.
Wie kann Optimix Ihnen helfen, den Wandel zu bewältigen?
Wie Sie sehen, geht es bei der Einführung einer neuen Lösung nicht nur darum, die Tools zu wechseln. Es stehen viele Dinge auf dem Spiel, und über die Erfüllung der funktionalen Anforderungen hinaus müssen Sie sich fragen, wie Sie sicherstellen können, dass die neue Lösung von den Geschäftsteams angenommen wird.
Das interne Projektmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der Einführung, aber auch die Rolle des Verlags sollte nicht unterschätzt werden. Ihr Redakteur ist nicht nur ein Lösungsanbieter. Er ist auch ein Vermittler von Veränderungen. Zumindest sehen wir bei Optimix unsere Unterstützung so.
Unsere Teams bestehen aus Einzelhandelsfachleuten, die die Probleme ihrer Teams und die Herausforderungen ihrer Unternehmen genau kennen. Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie den geschäftlichen Anforderungen gerecht werden, und unser Support ist auf die Herausforderungen der Einführung abgestimmt.
Bei unseren Kontakten mit den Projektmanagern der Einzelhändlerlegen wir Wert auf Nähe und Ko-Konstruktion.. Together with our customer teams, we strive to optimize the user experience.
Im Rahmen des Boulanger-Projekts haben wir zum Beispiel zwei Projektmanager (geschäftlich und technisch) ernannt, die sich regelmäßig mit dem Kunden austauschen. Wir haben uns zu einem partnerschaftlichen Ansatz verpflichtet, um neue Entwicklungen oder geschäftliche Gesten zu erkennen und neue Verbesserungen vorzuschlagen.
Denken Sie darüber nach, eine neue Softwarelösung einzuführen, um Ihre Preisgestaltung oder Ihr Lieferkettenmanagement zu optimieren?
Vergessen Sie nicht, dass die Implementierung einer Lösung über funktionale Fragen hinausgeht. Um die Akzeptanz des Tools durch die Geschäftsanwender zu erleichtern und den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, sind Co-Konstruktion und Unterstützung durch den Herausgeber unerlässlich!
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