Fehlende Warenbestände sind nach wie vor eine der kostspieligsten Herausforderungen für Einzelhändler und Vertriebsunternehmen. Branchenstudien zufolge gehen jedes Jahr zwischen 7 % und 10 % des Umsatzes aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Produkten verloren. Heutzutage, wo die Verbraucher mit wenigen Klicks vergleichen, bestellen und kaufen, kann die Nichtverfügbarkeit eines Produkts zum richtigen Zeitpunkt die Geschäftsleistung und den Ruf eines Unternehmens stark beeinträchtigen.
Die Verwaltung und Optimierung von Lagerbeständen ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferkette. ist zu einem strategischen Element der Versorgungskette geworden, das die Kundenzufriedenheit, die Wettbewerbsfähigkeit und die Rentabilität der Unternehmen direkt beeinflusst. Dank neuer Technologien, darunter fortschrittliche Prognosesoftware Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ist es nun möglich, Engpässe zu antizipieren, die Versorgung zu optimieren und ein optimales Serviceniveau aufrechtzuerhalten.
Was ist ein Fehlbestand?
Eine Out-of-Stock-Situation ist die Situation, in der ein Produkt nicht mehr verkauft werden kann, weil der Bestand vollständig aufgebraucht ist, bevor eine neue Lieferung eintrifft. Die Nichtverfügbarkeit betrifft sowohl physische Verkaufsstellen, wo die Regale leer bleiben, als auch E-Commerce-Plattformen, die den Status „Produkt nicht verfügbar“ anzeigen.
Der Begriff spiegelt einen Bruch im normalen Versorgungsfluss wider. Diese Situation tritt ein, wenn die Verkaufsrate die Wiederauffüllungsrate übersteigt, wodurch ein Ungleichgewicht zwischen dem verfügbaren Angebot und der tatsächlichen Nachfrage der Kunden entsteht. In den Systemen der Lagerhaltung Lagerverwaltungssystemen In intelligenten Systemen löst die Unterbrechung in der Regel automatische Warnungen für die Einkaufs- und Logistikteams aus, wodurch der Wiederbeschaffungsprozess theoretisch beschleunigt werden kann.
Die verschiedenen Arten des Bruchs
Vorübergehende Bestandsunterbrechung
Vorübergehende Lieferengpässe machen die Mehrheit der beobachteten Fälle aus. Hierbei handelt es sich um eine vorübergehende Nichtverfügbarkeit eines Produkts, das nach der Wiederauffüllung weiter vermarktet wird. Sie sind das Ergebnis eines einmaligen Missverhältnisses zwischen Angebot und Nachfrage: unerwartete Verkaufsspitzen während einer Werbeaktion, Lieferverzögerungen seitens des Lieferanten, lokale logistische Probleme oder Prognosefehler.
Endgültige Bestandsunterbrechung
Definitive Brüche treten auf, wenn ein Produkt nie wieder verfügbar sein wird: Produktionsstopp, Auslaufen eines Saisonprodukts, Auslistung durch den Einzelhändler oder Erschöpfung der Bestände bei limitierten Editionen. Diese Situationen erfordern ein radikal anderes, vorausschauendes Management, bei dem die letzten Bestände kontrolliert aufgebraucht und Alternativen vorbereitet werden, um die Kunden auf zufriedenstellende Alternativen zu verweisen.
Die Hauptursachen von Fehlbeständen
Schlechte Prognose der Nachfrage
Die Prognose der Nachfrage ist die Grundlage für ein effektives Bestandsmanagement. Eine Unterschätzung der Nachfrage ist die direkteste Ursache für eine Unterbrechung. Dies ist der Fall, wenn außergewöhnliche Ereignisse eintreten: ein viraler Erfolg eines Produkts in sozialen Netzwerken, eine Hitzewelle, die den Verkauf von Ventilatoren ankurbelt, die Empfehlung eines Influencers oder Nachrichten, die eine unvorhergesehene Nachfrage erzeugen.
Die Prognosemethoden selbst können eine Rolle spielen. Zu einfache Ansätze, die nur auf historischen Durchschnittswerten basieren, ignorieren Trends und Saisonalitäten. Mangelnde Koordination zwischen Marketing und Supply Chain führt zu problematischen Verzögerungen bei der Einführung von Werbekampagnen. Unzureichende Granularität führt zu lokalen Unterbrechungen, selbst wenn die Gesamtprognosen korrekt sind.
Fortschrittliche Tools wie Optimix XFR ermöglichen es heute, Schwankungen mit größerer Genauigkeit zu antizipieren. Mit Hilfe von prädiktiven Algorithmen und der Analyse historischer Daten passen diese Lösungen die Lagerbestände automatisch an die tatsächlichen Marktschwankungen an.
Schlechte Verwaltung des Lagerbestands
Buchungsfehler führen zu einer Diskrepanz zwischen dem im System erfassten Buchbestand und dem tatsächlich vorhandenen physischen Bestand. Diese Lücke entsteht durch Eingabefehler beim Wareneingang, nicht entdeckte Diebstähle, nicht erfassten Bruch, Inventurfehler oder verirrte Produkte. Wenn das System einen verfügbaren Bestand anzeigt, obwohl die Regale leer sind, wird keine Wiederauffüllung ausgelöst.
Eine weitere wichtige Quelle sind schlecht kalibrierte Managementparameter. Zu niedrige Alarmschwellen lassen keinen ausreichenden Sicherheitsabstand, um eine Beschleunigung der Nachfrage oder eine Lieferverzögerung aufzufangen. Unzureichende Sicherheitsbestände setzen das Unternehmen ständig der Gefahr von Lieferengpässen aus.
Lieferverzögerungen und logistische Probleme
Lieferverzögerungen durch Lieferanten sind ein häufiger Grund: Maschinenausfälle, Mangel an Rohstoffen, Qualitätsprobleme oder Unterkapazitäten angesichts einer starken globalen Nachfrage. Transportstörungen sind ein weiterer wichtiger Faktor: extreme Wetterbedingungen, Streiks, Unfälle oder Hafenüberlastungen.
Zoll- und Regulierungsprobleme erschweren die internationale Beschaffung. Änderungen von Vorschriften, verschärfte Kontrollen oder geopolitische Spannungen können etablierte Lieferketten abrupt unterbrechen. Die Diversifizierung der Quellen und die Stärkung der Lieferantenpartnerschaften sind wesentliche Hebel, um diese Risiken zu verringern.
Andere Ursachen: menschliches Versagen, unzuverlässige Lieferanten, Just-in-time-Verfahren
Menschliche Fehler durchziehen die gesamte Kette: Bestellung mit falscher Menge, falsch eingegebene Artikelnummer, falsches Datum, falsche Wahl des Lieferanten. Strukturell unzuverlässige Lieferanten, die regelmäßig zu spät liefern und nicht die richtigen Mengen liefern, führen zu einem ständigen Risiko von Lieferausfällen.
Just-in-time-Strategien sind zwar wirksam bei der Reduzierung von Lagerbeständen, erhöhen jedoch mechanisch die Anfälligkeit. Durch die Minimierung von Sicherheitsvorräten und die Beschaffung auf den Punkt genau, lassen diese Ansätze wenig Spielraum, um die geringsten Unwägbarkeiten aufzufangen. Schlecht antizipierte saisonale Nachfragespitzen (Feiertage, Schulanfang, Black Friday) führen selbst dann zu Spannungen, wenn die jährlichen Volumina korrekt prognostiziert werden.
Die Folgen von Lieferengpässen
Sofortiger Umsatzverlust
Die direkteste Auswirkung ist der Umsatzverlust. Für einen Einzelhändler mit einem Jahresumsatz von 100 Millionen Euro bedeuten die 7 bis 10 %, die aufgrund von Fehlmengen verloren gehen, 7 bis 10 Millionen Euro, die sich in Luft auflösen. Die Auswirkungen beschränken sich nicht auf das Produkt, das nicht mehr lieferbar ist: Kunden kaufen selten einen einzelnen Artikel. Wenn das Hauptprodukt fehlt, wird oft der gesamte Warenkorb aufgegeben.
Verschlechterung des Kundenerlebnisses und der Kundenbeziehung
Abgesehen von den finanziellen Verlusten beeinträchtigen Störungen auch die Kundenerfahrung. Ein enttäuschter Kunde erlebt eine Frustration, die seine Wahrnehmung der Marke nachhaltig prägt. Häufige Brüche beeinträchtigen die Loyalität erheblich: Der Kunde wechselt schließlich zu anderen Anbietern. Eine schlechte Erfahrung führt zu negativer Mund-zu-Mund-Propaganda, die in sozialen Netzwerken verstärkt wird.
Im Omnichannel nimmt die Unterbrechung eine noch kritischere Dimension an. Ein Kunde, der die Website besucht, die Verfügbarkeit feststellt, in ein Geschäft geht und feststellt, dass es nicht verfügbar ist, erlebt eine verstärkte Enttäuschung. Die Inkonsistenz zwischen den Kanälen führt zu einem erheblichen Verlust an Glaubwürdigkeit.
Auswirkungen auf den Ruf und versteckte Kosten
Wiederholte Unterbrechungen beeinträchtigen das Image und den Ruf des Unternehmens. Schlechtes Management wird als Zeichen organisatorischen Versagens wahrgenommen. Ein schlechter Ruf wirkt sich auch auf die Beziehungen zu Lieferanten aus und verringert die Verhandlungsmacht.
Zu den Umsatzverlusten kommen noch versteckte Kosten hinzu: Ressourcen werden für das Krisenmanagement gebunden, Notbestellungen werden systematisch teurer, interne Desorganisation bringt die Planung durcheinander, Warenverschiebungen zwischen Standorten führen zu suboptimalen Bewegungen. Diese Instabilität verringert die allgemeine Zuverlässigkeit der Lagerbestände und beeinträchtigt die Effizienz der Lieferkette.
Wie können Sie Fehlbestände vermeiden?
Vorausschauend handeln mit zuverlässigen Verkaufs- und Nachfrageprognosen
Die Qualität der Verkaufs- oder Nachfrageprognosen ist die Grundlage der Prävention. Die Analyse historischer Daten ermöglicht die Identifizierung von Trends und Saisonalitäten. APS-Lösungen, die von prädiktiven Algorithmen und künstlicher Intelligenz angetrieben werden, sind leistungsfähige Werkzeuge, um große Datenmengen zu verarbeiten und Prognosen in Echtzeit zu verfeinern.
Fortschrittliche Lösungen wie XFR-Optimix Forecast and Replenishment nutzen KI, um Schwankungen genau vorherzusehen. Sie helfen dabei, die Nachfrage besser zu prognostizieren.
Sicherheitsbestand und Handlungsspielraum
Der Sicherheitsbestand ist eine zusätzliche Menge, die als Reserve für unvorhergesehene Ereignisse gehalten wird. Bei seiner Dimensionierung werden die Variabilität der Nachfrage, die Wiederauffüllzeiten, das gewünschte Serviceniveau und die Kritikalität des Produkts berücksichtigt. Statistische Formeln berücksichtigen die Standardabweichung der Nachfrage und die Dauer der Vorlaufzeit, um das erforderliche Niveau des Pufferbestands zu bestimmen.
Der Warnbestand oder Meldebestand löst automatisch eine Wiederauffüllungsaktion aus. Er wird berechnet, indem der durchschnittliche Verbrauch während der Wiederauffüllungszeit und der Sicherheitsbestand addiert werden. Seine genaue Einstellung ist entscheidend: zu hoch führt zu Überbeständen, zu niedrig zu Fehlmengen.
Der differenzierte Ansatz nach Kategorien ist besonders effektiv. Die ABC-Analyse klassifiziert die Referenzen nach ihrer Bedeutung und passt die Strategie entsprechend an. A-Produkte, die 80% des Umsatzes ausmachen, verdienen besondere Aufmerksamkeit und einen großen Sicherheitsbestand.
Digitalisierung und automatische Verwaltungswerkzeuge
Lagerverwaltungssysteme (WMS) verfolgen alle Bewegungen in Echtzeit und reduzieren Fehler bei der Verbuchung. Integrierte ERP-Lösungen verbinden alle Funktionen und synchronisieren automatisch die Informationen. Dashboards und Warnmeldungen ermöglichen die Visualisierung von Füllständen, die Erkennung von Engpässen und schnelles Eingreifen.
Die permanente Bestandsaufnahme verteilt die Zählungen über das ganze Jahr. Jede Referenz wird regelmäßig entsprechend ihrer Kritikalität überprüft. Moderne Technologien (Barcodes, RFID, IoT-Sensoren) erleichtern diese Umsetzung erheblich. Die Entdeckung von Abweichungen muss eine Analyse auslösen, um die Wurzel der Ursache zu verstehen und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Zusammenarbeit mit den Lieferanten
Der Austausch von Informationen mit den Lieferanten ist eine Win-Win-Praxis. Indem Sie Ihre Prognosen offenlegen, ermöglichen Sie es den Lieferanten, ihre Produktion zu antizipieren und zu planen. Die Diversifizierung der Quellen reduziert die Abhängigkeit und begrenzt die Risiken. Die regelmäßige Bewertung der Lieferantenleistung (Servicegrad, Lieferfristen, Qualität) hilft, zuverlässige Partner zu identifizieren.
Rahmenverträge und Kapazitätsvereinbarungen sichern den vorrangigen Zugang zu Ressourcen in Zeiten hoher Nachfrage. Diese vertragliche Absicherung macht den Unterschied bei saisonalen Spitzen.
Verfolgung von Schlüsselindikatoren
Die Steuerung basiert auf relevanten Indikatoren. Der Servicegrad misst die Fähigkeit, die Nachfrage ohne Unterbrechung zu befriedigen (Ziel 95% oder mehr). Die Unterbrechungsquote quantifiziert die Häufigkeit und Dauer. Der Lagerumschlag zeigt die Geschwindigkeit der Erneuerung an. Die Reichweite drückt die Anzahl der Verkaufstage aus, die der aktuelle Bestand abdeckt. Die Prognosegenauigkeit misst die Differenz zwischen erwarteten und tatsächlichen Verkäufen.
Die regelmäßige, idealerweise monatliche Analyse dieser Indikatoren ermöglicht eine kontinuierliche Anpassung der Managementparameter und eine schrittweise Reduzierung der Risiken.
Fehlende Lagerbestände: Welche Softwarelösungen für eine effektive Lagerverwaltung?
Die wichtigsten Funktionen einer guten Lagerverwaltungssoftware
Eine effektive Lagerverwaltungssoftware muss einen Echtzeit-Einblick in alle Lagerbestände bieten, unabhängig von ihrem Standort. Erweiterte Prognosefunktionen, die auf KI und Machine Learning basieren, ermöglichen es, die Nachfrage präzise zu antizipieren. Die automatische Berechnung von Managementparametern (Sicherheitsbestand, Bestellpunkt, Mengen) gewährleistet eine dynamische Anpassung an die Marktbedingungen.
Die Integration mit anderen Systemen (ERP, WMS, E-Commerce, CRM) ist entscheidend, um die Datenkonsistenz und die Automatisierung von Prozessen zu gewährleisten. Intelligente Warnmeldungen und anpassbare Dashboards ermöglichen es den Managern, sich auf Ausnahmen und Risikosituationen zu konzentrieren.
XFR – Optimix Forecast & Replenishment : Die führende APS-Lösung
XFR ist eine APS-Lösung, die entwickelt wurde, um Verkaufsprognosen, Lagerverwaltung und Beschaffung zu optimieren. Sie nutzt eine auf künstlicher Intelligenz basierende Prognosemaschine, die historische Verkaufszahlen, Werbeaktionen, Saisonalität und andere Signale analysieren kann, um zuverlässige Prognosen zu erstellen.
Durch diesen datenorientierten Ansatz ermöglicht die Lösung, die Lieferströme an die tatsächliche Nachfrage anzupassen, Lieferengpässe zu antizipieren und die Überbestände erheblich zu reduzieren. Sie verbessert den Lagerumschlag und hilft, den Cashflow zu optimieren.
Funktional umfasst die Lösung :
Automatisierte Sammlung und Strukturierung von Daten aus Verkäufen, Lagerbeständen, Werbeaktionen, Lieferanten und externen Quellen;
eine Analysemaschine, die in der Lage ist, Nachfragemuster zu identifizieren (saisonale Schwankungen, Zufall, Werbeeffekte);
ein Modul zur Optimierung des Nachschubs unter Berücksichtigung der logistischen Einschränkungen (MOQ, Lieferfrequenzen, Sicherheitsbestände, Lieferantenkapazitäten);
eine Steuerungsschnittstelle mit Dashboards zur Überwachung der Produktverfügbarkeit, der Bestandsdeckung, der Lieferantenzuverlässigkeit und der wichtigsten Leistungsindikatoren.
Die Lösung richtet sich in erster Linie an Multichannel-Einzelhändler und -Retailer, die ihre Planung automatisieren, zuverlässiger und industrialisierter gestalten wollen. Sie lässt sich leicht in bestehende Systeme (ERP, WMS, POS) integrieren und passt sich an die geschäftlichen Anforderungen der jeweiligen Organisation an.
Die Reduzierung von Unterbrechungen ist ein Muss, um Kundenerfahrung und Rentabilität in Einklang zu bringen.
Out-of-Stock-Situationen sind eine große Herausforderung mit Konsequenzen, die über den bloßen Verlust von Verkäufen hinausgehen: Sie beeinträchtigen die Kundenerfahrung, den Ruf der Marke und die Wettbewerbsfähigkeit. Angesichts der Komplexität der Lieferketten und der steigenden Anforderungen der Verbraucher ist die Kontrolle von Lieferengpässen zu einer strategischen Notwendigkeit geworden.
Die Lösungen basieren auf einer Kombination sich ergänzender Hebel: verfeinerte Prognosen dank analytischer Technologien, dynamisches und automatisiertes Bestandsmanagement, optimierte Sicherheitsbestände, verstärkte Zusammenarbeit mit Partnern und rigorose Steuerung durch relevante Indikatoren. Lösungen wie XFR-Optimix Forecast and Replenishment ermöglichen es, all diese Hebel zu orchestrieren und bieten Echtzeit-Transparenz, zuverlässige Planung und eine nachhaltige Reduzierung von Lieferengpässen.
