Der Beschaffungsprozess ist eine strategische Säule des Lieferkettenmanagements. Er geht weit über den Einkauf hinaus und umfasst eine Reihe von koordinierten Aktivitäten, die darauf abzielen, die Verfügbarkeit der für das Unternehmen notwendigen Ressourcen zu gewährleisten und dabei Kosten, Zeit und Qualität zu optimieren. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs und der sich ständig verändernden Märkte wird ein strukturierter und leistungsfähiger Beschaffungsprozess zu einem wesentlichen Hebel für die Wettbewerbsfähigkeit.
Die Beschaffung ist Teil einer globalen Dynamik des Flussmanagements, die eng mit der Logistik, der Lagerverwaltung, der Produktionsplanung und der Kundenzufriedenheit verbunden ist. Die Planung der Lieferkette spielt hier eine Schlüsselrolle: Sie ermöglicht es, den Bedarf zu antizipieren, die Abläufe zu synchronisieren und Unsicherheiten zu reduzieren. Dies kann den gesamten Produktionszyklus stören und die Qualität der Dienstleistung für den Endkunden beeinträchtigen.
Dieser Prozess besteht aus mehreren grundlegenden Schritten, die wir im Folgenden näher erläutern werden. Es ist jedoch wichtig, eine klare Unterscheidung zwischen Einkauf und Beschaffung zu treffen, die oft miteinander verwechselt werden, aber eine unterschiedliche Logik haben.
Beschaffung und Einkauf: Was ist der Unterschied?
Die Begriffe „Beschaffung“ und „Einkauf“ werden oft synonym verwendet, obwohl sie zwei unterschiedliche Funktionen innerhalb der Lieferkette bezeichnen. Beide spielen eine spezifische Rolle im Ressourcenmanagement und ihre Komplementarität ist für die Gesamtleistung des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Der Einkauf ist ein strategischer Prozess. Es geht darum, die Lieferanten auszuwählen, die Geschäftsbedingungen auszuhandeln, die Verpflichtungen vertraglich festzulegen und die langfristigen Beziehungen zu steuern. Diese Funktion zielt darauf ab, die besten Bedingungen in Bezug auf Preis, Qualität, Fristen und Garantien zu erhalten und gleichzeitig die Ziele der Konformität und der gesellschaftlichen Verantwortung zu respektieren.
Die Beschaffung ist eine operative Aufgabe. Sie sorgt für die Ausführung von Bestellungen, die logistische Überwachung, den Empfang von Waren und die Verwaltung der Bestände. Ziel ist es, die Verfügbarkeit von Waren oder Dienstleistungen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und gemäß den festgelegten Spezifikationen zu gewährleisten.
Der Einkauf entscheidet, was, zu welchem Preis und von wem gekauft wird. Die Beschaffung sorgt dafür, dass die gekauften Waren rechtzeitig und erwartungsgemäß geliefert werden. Eine reibungslose Koordination zwischen diesen beiden Funktionen hilft, Lieferengpässe zu vermeiden, die Kosten zu kontrollieren und die Reaktionsfähigkeit der Organisation zu erhöhen.
Eine bessere Planung der Lieferkette bietet viele Vorteile. Lesen Sie dazu unseren Artikel : Warum Lieferkettenplanung?
Was sind die verschiedenen Stufen und Schritte des Lieferkettenprozesses?
Identifizierung des Versorgungsbedarfs
Alles beginnt mit einer sorgfältigen Analyse des internen Bedarfs. Dieser Schritt beinhaltet eine genaue Prognose des zukünftigen Verbrauchs auf der Grundlage der Verkaufsgeschichte, der Produktionspläne und der aktuellen Lagerbestände. Ziel ist es, die erforderlichen Mengen, die erforderlichen Fristen und die technischen Spezifikationen der zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen zu bestimmen.
Die Beschaffungsplanung muss auch das Konzept der Sicherheitsbestände berücksichtigen, um Engpässe zu vermeiden und einen optimalen Servicegrad zu gewährleisten. Dies ermöglicht die Synchronisierung der Eingangsströme mit dem operativen Bedarf und vermeidet kostspielige Überbestände.
Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen
Sobald der Bedarf klar identifiziert ist, beginnt das Unternehmen mit der Suche nach potenziellen Lieferanten. Dies kann je nach Komplexität und Wert der geplanten Beschaffung in Form einer Angebotsanfrage oder einer Ausschreibung erfolgen.
In dieser Phase sollen wettbewerbsfähige Angebote eingeholt werden, indem die Lieferanten anhand von Kriterien wie Preis, Qualität, Zuverlässigkeit, Lieferzeiten und Vertragsbedingungen bewertet werden. Er ermöglicht auch den Vergleich der angebotenen technischen Lösungen und die Identifizierung der Partner, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen.
Auswahl der Lieferanten
Die Auswahl der Lieferanten ist eine strategische Phase des Prozesses. Sie beruht auf einer gründlichen Suche nach Akteuren, die in der Lage sind, den ermittelten Bedarf zu decken. Die Bewertung der Lieferanten berücksichtigt ihre Produktionskapazität, ihre finanzielle Stärke, ihren Ruf auf dem Markt und die Einhaltung von Normen und Qualitätsstandards.
In einigen Fällen können Audits durchgeführt werden, um die Einrichtungen, die internen Prozesse und die Verpflichtungen im Bereich der sozialen Verantwortung zu überprüfen. Die Wahl des Lieferanten beschränkt sich daher nicht auf eine Kostenlogik, sondern ist Teil einer globalen Vision einer nachhaltigen Partnerschaft.
Auftragserteilung
Sobald der Lieferant ausgewählt wurde, wird die Kaufverpflichtung durch die Auftragserteilung formalisiert. Sie wird durch die Ausstellung eines Bestellformulars oder die Unterzeichnung eines Vertrags, in dem die Mengen, Preise, Lieferfristen und Zahlungsmodalitäten festgelegt sind, zum Ausdruck gebracht.
Dieser Schritt ist wichtig, um die Transaktion rechtlich abzusichern und die Rückverfolgbarkeit der Transaktionen zu gewährleisten. Er ermöglicht auch die Integration der Daten in die ERP-Systeme des Unternehmens, was die Verfolgung und Verwaltung der Datenströme erleichtert.
Logistikmanagement und Warenannahme
Die Beschaffungslogistik beginnt mit der Validierung der Bestellung. Sie umfasst die Organisation des Transports, die Koordinierung der Lieferungen und die Sicherstellung des physischen Empfangs der Waren. Die Einhaltung der Lieferfristen ist entscheidend, um Produktionsunterbrechungen oder Verzögerungen in der Wertschöpfungskette zu vermeiden.
Bei der Annahme wird eine Konformitätskontrolle durchgeführt, um sicherzustellen, dass die gelieferten Produkte den Spezifikationen der Bestellung entsprechen. Jede Anomalie (falsche Menge, Qualitätsmängel, Schaden) muss gemeldet und umgehend behoben werden. Ein gutes Logistikmanagement trägt dazu bei, die Abläufe reibungslos zu gestalten und die Zuverlässigkeit des Prozesses zu erhöhen.
Kontrolle der Bestände
Sobald die Waren eingegangen sind, müssen die Inventare aktualisiert und die Übereinstimmung zwischen den erhaltenen Mengen und dem geplanten Bedarf überprüft werden. Dieser Schritt ermöglicht es, Abweichungen zu erkennen, die Lagerbestände anzupassen und Fehlmengen zu vermeiden.
Die Bestandsverwaltung basiert auf Echtzeit-Tools, die die Analyse der Umsätze, die Erkennung von Überbeständen und die Optimierung zukünftiger Lieferungen erleichtern. Sie spielt eine zentrale Rolle in der gesamten logistischen Leistung.
Rechnungsstellung und Kostenkontrolle
Der Wareneingang löst den Rechnungsstellungsprozess aus. Die Rechnungen müssen dann auf Übereinstimmung mit den Bestellungen und Lieferungen überprüft werden. Fehler oder Unstimmigkeiten können zu Streitigkeiten oder verspäteten Zahlungen führen.
Die Kostenüberwachung beschränkt sich nicht auf den Kaufpreis, sondern umfasst auch die Gesamtbetriebskosten (TCO), einschließlich Transport-, Lager-, Wartungs- und Verwaltungskosten. Eine genaue Analyse der Kosten ermöglicht es, Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Rentabilität des Einkaufs zu erhöhen.
Bewertung von Lieferanten und Optimierung des Prozesses
Wenn der Beschaffungszyklus abgeschlossen ist, ist es wichtig, die Leistung der Lieferanten zu bewerten. Diese Bewertung umfasst die Qualität der gelieferten Produkte, die Einhaltung von Fristen, die Reaktion auf Probleme und die Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit.
Das Feedback ermöglicht es, die Beschaffungsmethoden anzupassen, interne Verfahren zu verbessern und die Lieferantenbeziehung zu stärken. Die Integration von KPIs (Leistungsindikatoren) erleichtert die Steuerung des Prozesses und unterstützt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Teambildung und -management
Schließlich hängt der Erfolg des Beschaffungsprozesses von den Fähigkeiten der beteiligten Teams ab. Schulungen in Einkaufsmanagement, Supply Chain Management und ERP-Tools sind unerlässlich, um die Effizienz der Operationen zu gewährleisten.
Die Einrichtung eines engagierten Teams mit einer strategischen und operativen Vision ermöglicht es, Aktionen zu koordinieren, Probleme schnell zu lösen und Marktentwicklungen vorwegzunehmen. Die Einführung von agilen Methoden wie Kanban kann ebenfalls dazu beitragen, die Abläufe zu verbessern und die Produktionsplanung zu optimieren.
Nachhaltige Beschaffung: Vereinbarkeit von Leistung und Verantwortung
Nachhaltiges Beschaffungsmanagement zielt darauf ab, wirtschaftliche Leistung, soziale Verantwortung und Umweltschutz bei Einkaufs- und Beschaffungsentscheidungen miteinander in Einklang zu bringen. Es bedeutet mehr als nur die Auswahl ethischer Lieferanten oder die Bevorzugung umweltfreundlicher Materialien: Es bedeutet eine umfassende Neugestaltung der Beschaffungspraktiken, die in die Unternehmensstrategie und die Planung der Lieferkette integriert ist.
Dieser Ansatz beruht auf mehreren Hebeln:
Bewertung der Lieferanten nach ESG-Kriterien (Umwelt, Soziales, Governance)
Reduzierung des CO2-Fußabdrucks von Transport und Logistik
Förderung der Kreislaufwirtschaft und der lokalen Wertschöpfungsketten
Rückverfolgbarkeit von Rohstoffen und Transparenz der Lieferketten
Langfristige Zusammenarbeit mit verantwortungsbewussten Partnern
Eine der größten Herausforderungen ist der Mangel an Transparenz über die Praktiken der Zulieferer, insbesondere in komplexen globalen Ketten. Dieser Mangel an Transparenz kann das Unternehmen Reputations-, regulatorischen oder operativen Risiken aussetzen und seine CSR-Verpflichtungen gefährden.
Nachhaltige Beschaffung sollte nicht als Zwang, sondern als strategische Chance gesehen werden: Sie stärkt die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette, verbessert die Kundenbindung und bereitet das Unternehmen auf künftige Marktanforderungen vor.
Beherrschung der Beschaffung für eine agile und widerstandsfähige Versorgungskette
Der Beschaffungsprozess ist nicht auf eine operative Funktion beschränkt, sondern stellt einen echten Leistungshebel für das Unternehmen dar. Indem sie jeden Schritt von der Bedarfsermittlung bis zur Bewertung der Lieferanten beherrschen, stärken die Organisationen die Zuverlässigkeit ihrer Abläufe, optimieren ihre Kosten, gewinnen an Agilität und festigen ihre Marktposition.
Angesichts der zunehmenden Digitalisierung, der Komplexität der globalen Lieferketten und der Umweltprobleme wird die Beschaffung zu einem Motor der Transformation. Ein strukturierter, flexibler und kooperativer Ansatz ermöglicht es dem Unternehmen, Risiken zu antizipieren, sich an Veränderungen anzupassen und eine widerstandsfähige Versorgungskette aufzubauen.
