Der Schulanfang bündelt innerhalb weniger Wochen einen Großteil der Herausforderungen, die die Bestandsverwaltung komplex machen: eine steigende Nachfrage, Mengen, die sich nur schwer genau vorhersagen lassen, und ein Zeitfenster, das wenig Spielraum für die Korrektur von Abweichungen lässt.
Im Bereich Bürobedarf und Schulbedarf konzentriert sich bei bestimmten Artikeln ein erheblicher Teil der jährlichen Nachfrage auf wenige Wochen. Doch die angespannte Lage geht weit über diesen Bereich hinaus. Elektronik, Kosmetik, Lebensmittel: Der September bringt in vielen Branchen Veränderungen im Konsumverhalten, Verkaufsaktionen und Nachfragespitzen mit sich, die Prognosen und die Warenbeschaffung unter Druck setzen.
Angesichts dieser Beschleunigung könnte der erste Reflex darin bestehen, die Lagerbestände weiter aufzustocken.
Ein größerer Lagerbestand bedeutet jedoch nicht zwangsläufig eine höhere Verfügbarkeit und schon gar nicht eine höhere Rentabilität.
Die Schwierigkeit besteht darin, zwischen zwei gegensätzlichen Risiken abzuwägen: über ausreichende Warenbestände zu verfügen, um während der Hochsaison keine Umsätze zu verlieren, ohne jedoch am Ende des Zeitraums mit Überbeständen zu stehen, die anschließend finanziert, umgelagert, beworben oder im Ausverkauf angeboten werden müssen.
Der Schulanfang wirft somit eine Frage auf, die weitaus strategischer ist, als es auf den ersten Blick scheint:
Wie lässt sich die Verfügbarkeit gewährleisten, wenn die Nachfrage steigt?
Wenn die Nachfrage anzieht, verschärfen sich die Bestandsungleichgewichte
Nicht alle Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen weisen denselben Grad an Komplexität auf.
Das Besondere am Schulanfang liegt insbesondere in der Konzentration der Nachfrage. In bestimmten Kategorien können die Verkaufszahlen sehr schnell ansteigen, um dann einige Wochen später wieder ein weitaus normaleres Tempo anzunehmen.
Und diese Beschleunigung verläuft nicht gleichmäßig.
Nicht alle Produkte folgen demselben Verlauf. Nicht alle Geschäfte verzeichnen dieselbe Nachfrage. Nicht alle geografischen Regionen reagieren auf dieselbe Weise. Auch Werbeaktionen, Trends, lokale Sortimente oder Omnichannel-Verhaltensweisen können die erwarteten Absatzmengen beeinflussen.
Eine insgesamt korrekte Prognose kann daher erhebliche Ungleichgewichte auf einer wesentlich detaillierteren Ebene verschleiern. Ihre Qualität lässt sich nicht allein an ihrer allgemeinen Genauigkeit messen, sondern auch an ihrer Fähigkeit, die Nachfrage auf der Ebene abzubilden, auf der die Beschaffungsentscheidungen tatsächlich getroffen werden. Eine auf die Ebene einer Kategorie beschränkte Abweichung kann somit kritisch werden, wenn sie sich auf einige wenige Artikel oder Verkaufsstellen konzentriert.
Eine Handelskette kann landesweit über ausreichende Lagerbestände verfügen und dennoch in bestimmten Filialen Lieferengpässe verzeichnen. Ein Artikel kann in einem Gebiet die Prognosen deutlich übertreffen, während er anderswo hinter den Erwartungen zurückbleibt. Der E-Commerce kann an Dynamik gewinnen, obwohl die Lagerbestände hauptsächlich im stationären Netz bereitgestellt wurden.
Es geht also nicht mehr nur darum, die Absatzmengen vorherzusagen, sondern zu ermitteln, welche Produkte wo, wann und in welchen Mengen nachgefragt werden.
Die Kosten einer Vertragsbeendigung übersteigen den entgangenen Umsatz bei weitem
Wenn ein strategisch wichtiges Produkt gerade zu Beginn des neuen Schuljahres nicht mehr verfügbar ist, liegt die unmittelbare Folge auf der Hand: Das Unternehmen verliert möglicherweise einen Verkauf.
Die Auswirkungen können jedoch noch weiter reichen.
In bestimmten Kategorien ist das fehlende Produkt Teil eines größeren Warenkorb-Pakets. Ein Kunde, der mehrere Bedarfsartikel, Ausrüstungsgegenstände oder ergänzende Produkte erwerben möchte, könnte sich dazu entschließen, seinen gesamten Einkauf anderweitig zu tätigen, wenn ein wichtiges Produkt nicht verfügbar ist.
Die Unterbrechung gefährdet somit nicht mehr nur den Verkauf des betreffenden Produkts. Sie kann sich auswirken auf der Warenkorb, der damit verbundene Umsatz und das von der Marke gebotene Einkaufserlebnis.
Diese Problematik wird noch deutlicher, wenn das Produkt Gegenstand einer Werbeaktion ist.
Wurde jedoch die erwartete Auswirkung der Werbeaktion auf die Nachfrage nicht angemessen in die Prognosen und die Beschaffung einbezogen, kann sich der kommerzielle Erfolg der Maßnahme ins Gegenteil verkehren: Die Nachfrage wird zwar geschaffen, doch der Lagerbestand reicht nicht mehr aus, um sie zu bedienen.
Eine Vertriebsmaßnahme kann daher nicht losgelöst von ihren Auswirkungen auf die Nachfrage, die Prognosen und den Beschaffungsbedarf gesteuert werden.
Die Verfügbarkeit sichern, ohne in Überbestände zu geraten
Angesichts der potenziellen Kosten einer Lieferunterbrechung scheint die Lösung einfach zu sein: die Sicherheitsbestände aufzustocken und vor dem Spitzenbedarf mehr zu bestellen.
Genau darin liegt die zweite Falle.
Denn ist der Überbestand die Kehrseite der Lieferengpässe.
Wenn die Nachfrage nach dem Höhepunkt nachlässt, binden die verbleibenden Waren weiterhin Kapital. Bestimmte Artikel können behalten und nach und nach abverkauft werden. Andere, eher saisonale Artikel, laufen Gefahr, ihr Absatzpotenzial rasch zu verlieren.
Die Handelskette muss sich dann zwischen mehreren Optionen entscheiden, die selten neutral sind: die Belieferung verlangsamen, Lagerbestände verlagern, Sonderangebote ausweiten, Preisnachlässe gewähren oder einen deutlich langsameren Warenumschlag in Kauf nehmen.
Die Kosten der Vorsicht zeigen sich erst nach Ablauf des Geschäftszeitraums.
Das Bestreben, die Verfügbarkeit zu maximieren, ohne das Risiko von Restbeständen zu berücksichtigen, läuft somit darauf hinaus, eine Kennzahl auf Kosten einer anderen zu optimieren.
Das Ziel besteht im Übrigen nicht unbedingt darin, für jede Artikelposition das gleiche Verfügbarkeitsniveau anzustreben. Je nach ihrer wirtschaftlichen Bedeutung, ihrer Substituierbarkeit, ihrer Saisonalität oder den Kosten eines Lieferengpasses können für die Produkte unterschiedliche Servicelevels gerechtfertigt sein. Der Sicherheitsbestand muss daher entsprechend dieser Serviceanforderung, aber auch unter Berücksichtigung der Nachfrageschwankungen und der Beschaffungsfristen bemessen werden.
Eine Lieferunterbrechung kann heute zu Umsatzeinbußen führen. Ein Überbestand kann morgen zu Margenverlusten und einem höheren Betriebskapitalbedarf führen.
Die richtige Entscheidung liegt irgendwo dazwischen.
Die Nachfrage prognostizieren, um Abweichungen besser zu steuern
Eine Verbesserung der Bestandsverwaltung erfordert zwangsläufig zuverlässigere Prognosen. Doch in einer so kurzen Verkaufsperiode wie der zum Schulanfang reicht Genauigkeit allein nicht aus.
Selbst das beste Modell kann Unsicherheiten nicht vollständig beseitigen.
Eine Werbeaktion kann über den Erwartungen liegen, ein Produkt einen unerwarteten Erfolg verzeichnen, eine Region eine ungewöhnliche Nachfrage verzeichnen oder ein Wettbewerber seine Positionierung ändern. Die tatsächliche Nachfrage kann variieren.
Das Ziel einer guten Prognose besteht daher nicht darin, die Nachfrage perfekt vorherzusagen, sondern ein Referenzszenario zu liefern, das zuverlässig genug ist, um Abweichungen schnell zu erkennen und Entscheidungen anzupassen, bevor sich das geschäftliche Zeitfenster schließt.
Die Leistungsfähigkeit der Lieferkette beruht somit auf zwei sich ergänzenden Fähigkeiten: mit ausreichender Genauigkeit vorauszusehen und schnell genug zu reagieren, wenn die tatsächliche Nachfrage von den Prognosen abweicht.
1. Auf der Ebene planen, auf der die Entscheidungen tatsächlich getroffen werden
Eine landesweite Prognose oder eine Prognose nach großen Kategorien kann hilfreich sein, um einen allgemeinen Trend zu steuern. Sie reicht jedoch nicht aus, wenn es darum geht, zu entscheiden, wie viel Ware in eine bestimmte Filiale geliefert werden soll.
Um sowohl das Risiko von Lieferengpässen als auch das Risiko von Überbeständen besser zu kontrollieren, müssen die Prognosen bis auf eine Granularität heruntergebrochen werden können, die mit den operativen Entscheidungen im Einklang steht: Produkt × Filiale × Zeitraum.
Diese Granularität darf jedoch nicht zum Selbstzweck werden. Eine immer feinere Untergliederung verbessert nicht automatisch die Qualität der Prognose: Wenn die Volumina gering oder unregelmäßig werden, kann das Signal im Gegenteil sogar verrauschter werden. Die Herausforderung besteht daher darin, den Grad an Granularität zu finden, der die Entscheidungsfindung tatsächlich verbessert.
2. Die Auswirkungen von Sonderangeboten auf die Nachfrage vorhersagen
Eine Werbeaktion ist nicht nur eine Entscheidung in Bezug auf die Preisgestaltung oder das Marketing.
Es handelt sich ebenfalls um eine Veranstaltung zum Thema Lieferkette.
Wenn eine Werbeaktion den Absatz ankurbeln dürfte, muss ihre erwartete Auswirkung auf die Absatzmengen frühzeitig in die Prognosen einbezogen werden, um den Lagerbedarf entsprechend anzupassen.
Diese Verbindung ist zu Beginn des neuen Schuljahres von entscheidender Bedeutung: Werden die Auswirkungen einer Aktion unterschätzt, erhöht sich das Risiko eines Lieferengpasses; werden sie hingegen überschätzt, steigt das Risiko von Restbeständen.
Dies setzt voraus, dass man sich von einer Denkweise löst, bei der einerseits der Werbeplan festgelegt und andererseits der Bedarfsbedarf berechnet wird.
Die prognostizierte Nachfrage muss zum Schnittpunkt zwischen Geschäftsentscheidungen, Preisgestaltung und Lieferkette werden.
3. Abweichungen steuern, anstatt zu versuchen, sie zu vermeiden
Sobald das neue Schuljahr begonnen hat, liegt der Wert nicht mehr ausschließlich in der ursprünglichen Prognose.
Sie entwickelt die Fähigkeit, schnell zu vergleichen, , was passieren sollte, mit dem, was tatsächlich gerade geschieht.
Welche Artikel verkaufen sich schneller als erwartet? Bei welchen verlangsamt sich der Absatz? In welchen Filialen? Über welche Vertriebskanäle? Reichen die verfügbaren Bestände bis zur nächsten Nachlieferung aus?
Diese Signale sollen es ermöglichen, Maßnahmen zu ergreifen. Darin liegt der Sinn einer Ausnahmesteuerung: Die Aufmerksamkeit der Teams auf die Artikel, Filialen oder Situationen zu lenken, bei denen die Abweichung so groß wird, dass eine Entscheidung erforderlich wird, anstatt ständig den gesamten Plan zu überprüfen.
Eine überdurchschnittliche Leistung kann eine Beschleunigung der Beschaffung oder eine Neuverteilung des Lagerbestands rechtfertigen. Eine unterdurchschnittliche Leistung kann hingegen dazu führen, dass künftige Bestellungen reduziert werden, bevor der Überschuss zu einem strukturellen Problem wird.
In einem so kurzen Zeitraum wird die Reaktionsgeschwindigkeit fast ebenso wichtig wie die Qualität der Vorhersage.
4. Bevor Sie weitere Bestellungen aufgeben, sollten Sie den verfügbaren Lagerbestand besser ausschöpfen
Schließlich bedeutet die Vermeidung von Lieferengpässen nicht zwangsläufig, dass man mehr bestellen muss.
Das gesuchte Produkt ist möglicherweise bereits an anderer Stelle im Netzwerk vorhanden.
In einem Geschäft kann ein Überschuss bestehen, während ein anderes kurz vor dem Ausverkauf steht. Der Bestand kann in einem Lager oder über einen anderen Vertriebskanal verfügbar sein, während die Nachfrage an anderer Stelle entsteht.
Bevor das Gesamtlager aufgestockt wird, muss sich das Unternehmen daher folgende Frage stellen: Können wir den bereits vorhandenen Bestand besser nutzen?
Dieser Ansatz erfordert einen ausreichend detaillierten Überblick über die Lagerbestände sowie die Möglichkeit, Waren neu zuzuweisen, wenn die tatsächlichen Verkaufszahlen von den Prognosen abweichen.
Der Lagerbestand ist somit nicht mehr lediglich eine an eine Verkaufsstelle gebundene Menge. Er wird zu eine Ressource, die auf Netzwerkebene dynamisch gesteuert werden soll.
Von der Genauigkeit der Prognose bis zur Schnelligkeit der Entscheidungsfindung
Der Saisonwechsel verdeutlicht eine tiefgreifendere Entwicklung im Bestandsmanagement: Es geht nicht mehr nur darum, besser zu planen oder zwischen Verfügbarkeit und Bestandssteuerung zu wählen. Vielmehr geht es darum, eine Organisation aufzubauen, die in der Lage ist, kontinuierlich zwischen Servicegrad, Lieferengpassrisiko und Überbestandsrisiko abzuwägen.
Dies setzt voraus, dass Prognosen, Ist-Umsätze, Werbeaktionen, Beschaffungen und Lagerbestände miteinander verknüpft werden, damit jede neue Abweichung rasch zu einer Entscheidung führen kann. Eine gute Prognose liefert ein Referenzszenario; die Leistung hängt dann davon ab, ob es gelingt, Abweichungen zu erkennen, deren Auswirkungen zu messen und rechtzeitig Korrekturen vorzunehmen.
Die Lösungen von Optimix für Prognosen und Nachschub folgen diesem Ansatz: Sie wandeln Verkaufsdaten und Nachfragesignale in umsetzbare Prognosen um, ermitteln den Beschaffungsbedarf genauer und identifizieren rasch Abweichungen, die eine Entscheidung erfordern.
Die Leistungsfähigkeit liegt also nicht in der Suche nach einem maximalen oder minimalen Lagerbestand. Sie liegt vielmehr in der Fähigkeit, den richtigen Lagerbestand festzulegen und diesen dann schnell genug anzupassen, sobald die tatsächliche Situation die Prognose ablöst.
Denn zu Beginn des neuen Schuljahres geht es nicht nur darum, Lieferengpässe zu vermeiden. Es geht vielmehr darum zu verhindern, dass das Unternehmen durch den Versuch, die heutigen Umsätze zu sichern, die Überbestände von morgen verursacht.
Möchten Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Prognosen verbessern und das richtige Gleichgewicht zwischen Produktverfügbarkeit und Bestandssteuerung finden? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir uns über Ihre Herausforderungen in der Lieferkette austauschen und die für Ihr Unternehmen relevantesten Optimierungshebel ermitteln können.
