Eine Werbeaktion kurbelt den Absatz eines Artikels an. Ein Lieferant verschiebt seine Lieferung. Mehrere Filialen fordern Warenbestände an, während das Lager gleichzeitig die Bestellungen für den Online-Shop bearbeiten muss. Für die Supply-Chain-Teams erfordern solche Situationen eine Neugewichtung der Prioritäten, eine Neuberechnung des Bedarfs und eine rasche Koordination der logistischen Abläufe.
Wenn diese Anpassungen auf Datenauszügen, zu konsolidierenden Dateien und aufeinanderfolgenden Validierungen beruhen, verringert sich die Zeit, die für die Analyse von Entscheidungen zur Verfügung steht. Die Teams verbringen einen Großteil ihres Arbeitstages damit, die Informationen aufzubereiten, die sie für die Steuerung der Lieferkette benötigen.
Die Automatisierung der Lieferkette bedeutet, dass bestimmte Aufgaben gemäß festgelegten Regeln und unter angemessener Überwachung an Software oder Geräte übertragen werden. Der Anwendungsbereich umfasst sowohl die Datenverarbeitung und die Beschaffungsplanung als auch die physischen Abläufe im Lager.
Für den Handel geht es also um mehr als nur die Schnelligkeit der Abwicklung. Es geht um die Verfügbarkeit der Produkte, die Bestandssteuerung und die Fähigkeit, Nachfrageschwankungen auszugleichen. Wird die Automatisierung unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Welche Prozesse sollten vorrangig behandelt werden, und inwieweit lassen sie sich automatisieren? Dies werden wir in diesem Artikel untersuchen.
Warum wird die Automatisierung der Lieferkette unverzichtbar?
Logistikabläufe, deren Verwaltung immer komplexer wird
In einem Vertriebsnetz kann jede Artikelnummer zwischen mehreren Lieferanten, Lagern, Filialen und Vertriebskanälen zirkulieren. Der Bedarf variiert je nach Verkaufsstelle, Zeitraum und Lieferart. Eine einzelne Produktfamilie kann aus Dauerartikeln, Neuheiten, Saisonartikeln und Auslaufartikeln bestehen.
Diese Vielfalt führt zu einer Vielzahl von Parametern, die bei der Steuerung der Logistikabläufe berücksichtigt werden müssen. Bei einer Bestellung beim Lieferanten müssen die prognostizierten Verkaufszahlen, der verfügbare Lagerbestand, die erwarteten Wareneingänge, die Verpackungsarten und die Liefertermine berücksichtigt werden. Hinzu kommen produktspezifische Einschränkungen, insbesondere die Haltbarkeitsdauer oder der Platzbedarf der Produkte.
Die manuelle Bearbeitung jeder Kombination aus Produkt und Standort kann mit zunehmendem Wachstum des Netzwerks zu einer Herausforderung werden. Eine Regel, die in einer Filiale gilt, ist möglicherweise für eine andere ungeeignet, selbst wenn deren Umsatzvolumina ähnlich erscheinen. Die Koordination der Waren- und Informationsflüsse wird daher unerlässlich, um die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten.
Durch die Automatisierung lassen sich diese Parameter detaillierter bearbeiten. Die Bedarfsberechnung kann in festgelegten Abständen wiederholt werden, während sich die Teams mit den Situationen befassen, die eine besondere Entscheidung erfordern. Das Lieferkettenmanagement gewinnt dadurch an Regelmäßigkeit, ohne dass für das gesamte Sortiment einheitliche Lagerrichtlinien vorgeschrieben werden.
Zunehmender Druck hinsichtlich Kosten und Fristen
Eine schlecht abgestimmte Warenversorgung hat Folgen auf mehreren Ebenen. Ein Warenüberschuss bindet Kapital, erhöht die Lagerkosten und kann zu Preisnachlässen führen. Ein zu geringer Lagerbestand birgt das Risiko von Umsatzausfällen, Warentransfers zwischen Filialen oder Eilbestellungen.
Diese Abwägungen werden schwieriger, wenn Entscheidungen erst spät getroffen werden. Ein Artikel mag zwar beim Lieferanten vorrätig sein, kann jedoch nicht mehr rechtzeitig für einen Geschäftsvorgang geliefert werden. Ein Überschuss kann erst nach Ablauf des Zeitraums festgestellt werden, in dem ein Ausgleich zwischen den Standorten sinnvoll gewesen wäre.
Der Vorteil der Automatisierung liegt auch in der Zeitersparnis zwischen der Erkennung eines Bedarfs und dessen Bearbeitung. Aktuelle Daten vor der Auftragsberechnung ermöglichen es, auf der Grundlage einer aktuelleren Situation zu arbeiten. Gezielte Warnmeldungen können vor der nächsten Beschaffungsfrist auf ein Risiko hinweisen und die Einhaltung der Lieferfristen erleichtern.
Die Senkung der Logistikkosten muss jedoch ganzheitlich betrachtet werden. Eine Verringerung der Lieferhäufigkeit kann zwar die Transportkosten senken, gleichzeitig jedoch zu einem Anstieg des durchschnittlichen Lagerbestands führen. Die Automatisierung der Berechnungen hilft dabei, diese Abwägungen unter Berücksichtigung der Serviceziele, der Lagerkapazitäten und der betrieblichen Rahmenbedingungen zu prüfen.
Gesteigerte Anforderungen an Reaktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit
Die Produktverfügbarkeit , die auf einer Online-Handelsplattform angezeigt wird, das Versprechen der Abholung im Geschäft sowie die Wiederauffüllung der Regale hängen von konsistenten Informationen ab. Eine Diskrepanz zwischen dem erfassten Bestand und dem tatsächlich verfügbaren Bestand kann mehrere aufeinanderfolgende Vorgänge beeinträchtigen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.
Reaktionsfähigkeit setzt daher voraus, dass verwertbare Informationen zum richtigen Zeitpunkt vorliegen. Ein wöchentlich aktualisiertes Dashboard ist für eine Entscheidung, die täglich getroffen werden muss, kaum geeignet. Die Häufigkeit der Datensynchronisation muss den Steuerungsanforderungen der Teams entsprechen.
Bei einer Lebensmittelkette kann beispielsweise ein Umsatzanstieg bei einer bestimmten Frischeproduktreihe eine rasche Anpassung der Liefermengen erforderlich machen. Die Mengen müssen jedoch mit der Haltbarkeitsdauer der Produkte und den Annahmekapazitäten der Filialen vereinbar bleiben.
Die Automatisierung kann die Datenübermittlung organisieren, Berechnungen aktualisieren und die vorgesehenen Kontrollen auslösen. Ihre Zuverlässigkeit hängt von der Qualität der verfügbaren Informationen, der Angemessenheit der Regeln und der Behandlung von Abweichungen ab. Ein fehlerhafter Bestand, der schneller übermittelt wird, bleibt dennoch ein fehlerhafter Bestand.
Was sind die strategischen Herausforderungen bei der Automatisierung der Lieferkette?
Steigerung der Produktivität und der betrieblichen Effizienz
In vielen Teams umfasst die Vorbereitung einer Entscheidung mehrere sich wiederholende Aufgaben. Es müssen die Verkaufszahlen erfasst, die Lagerbestände abgeglichen, die laufenden Bestellungen überprüft, die Vorgaben der Lieferanten berücksichtigt und anschließend die Beschaffungsvorschläge erstellt werden.
Sind diese Prozesse automatisiert und ordnungsgemäß in das Informationssystem integriert, können die Mitarbeiter mehr Zeit für Entscheidungen aufwenden, die eine fachliche Analyse erfordern. Sie prüfen ungewöhnliche Abweichungen, bereiten Geschäftsvorgänge vor und tauschen sich mit den Lieferanten über aufgetretene Schwierigkeiten aus.
Die Produktivitätssteigerung lässt sich dabei auf verschiedene Weise messen. Ein Team kann mehr Artikel verwalten, seine Parameter regelmäßiger überprüfen oder eine Phase mit hohem Arbeitsaufkommen bewältigen, ohne dass der manuelle Aufwand zunimmt. Die Automatisierung von Prozessen erleichtert somit den Einsatz der verfügbaren Ressourcen.
Nehmen wir einen Beschaffer, der für mehrere hundert Artikel zuständig ist. Werden ihm alle Bestellvorschläge mit derselben Priorität vorgelegt, verteilt sich sein Zeitaufwand für die Analyse zu sehr. Ein Ausnahmeverfahren hebt diejenigen Artikel hervor, bei denen ein Lieferengpass droht, sowie ungewöhnliche Mengen oder Bedarfe, die mit einer bekannten Einschränkung unvereinbar sind.
Die betriebliche Effizienz steigt, wenn die Automatisierung den Teams dabei hilft, sich auf die Entscheidungen zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf die Leistung haben. Die Anzahl der automatisch ausgeführten Aufgaben reicht daher nicht aus, um den Erfolg des Projekts zu beurteilen.
Prozesse zuverlässiger gestalten und Fehler reduzieren
Die erneute Eingabe und der Austausch von Dateien bergen das Risiko menschlicher Fehler. Eine Bestelleinheit kann mit einer Verkaufseinheit verwechselt werden. Eine Lieferfrist kann nach einer Vertragsänderung unverändert bleiben. Eine Datei kann eine veraltete Version der Bestände enthalten.
Durch die Automatisierung des Datenaustauschs zwischen Systemen lassen sich bestimmte manuelle Arbeitsschritte reduzieren und regelmäßige Kontrollen durchführen. Allerdings müssen zuvor die erwarteten Informationen, die Häufigkeit ihrer Aktualisierung sowie die einzuhaltenden Regeln festgelegt werden. Die Zuverlässigkeit der Daten ist entscheidend für die Zuverlässigkeit der automatisierten Prozesse.
Bei Lagerbeschaffungen können sich diese Prüfungen auf die Konsistenz der Mengen, die Mindestbestellmengen, die Verpackungsmengeneinheiten oder die Liefertermine beziehen. Fehlt eine Angabe, muss dies eine explizite Reaktion auslösen, beispielsweise eine Warnmeldung oder eine Aussetzung der Freigabe.
Die Verbesserung der Zuverlässigkeit betrifft auch die historischen Daten, die zur Nachfrageprognose herangezogen werden. Ein Zeitraum ohne Verkäufe kann auf eine fehlende Nachfrage hindeuten, aber auch auf einen Lagerengpass. Ein Ausnahmeverkauf muss nicht zwangsläufig als Maßstab für künftige Bestellungen dienen.
Die Automatisierung muss diese Unterscheidungen mithilfe überprüfbarer Korrekturregeln berücksichtigen. Zudem müssen Anpassungen und Validierungen nachverfolgt werden. Diese Nachverfolgbarkeit ermöglicht es den Teams, den Ursprung eines Vorschlags nachzuvollziehen, Fehlfunktionen zu identifizieren und die betreffenden Einstellungen zu korrigieren.
Die Sichtbarkeit und Anpassungsfähigkeit stärken
Es reicht nicht aus, den heutigen Lagerbestand zu kennen, um sich auf die kommenden Wochen vorzubereiten. Die Teams müssen zudem die voraussichtliche Umsatzentwicklung, die erwarteten Wareneingänge und das Risiko von Abweichungen einschätzen. Die Nachfrageprognose trägt zu dieser vorausschauenden Bedarfsplanung bei.
Für eine bestimmte Artikelnummer muss der Beschaffer in der Lage sein, die Absatzprognosen, die Lagerreichweite, die laufenden Bestellungen und die Lieferbeschränkungen des Lieferanten einzusehen. Durch die automatische Zusammenführung und Aktualisierung dieser Informationen ermöglichen es die Planungstools den Teams, auf einer einheitlichen Grundlage zu arbeiten und ihre Entscheidungen aufeinander abzustimmen.
Im Falle einer Lieferverzögerung können die Teams die Filialen identifizieren, bei denen es zu Lieferengpässen kommen könnte, und die Verteilung der verfügbaren Bestände entsprechend anpassen. Sie können zudem prüfen, ob eine Nachbestellung rechtzeitig eintreffen würde, um den Bedarf zu decken.
Anhand von Szenarien lassen sich die Auswirkungen verschiedener Annahmen vergleichen, bevor Maßnahmen ergriffen werden. Ein Einzelhandelsunternehmen kann beispielsweise den Bedarf im Zusammenhang mit einer Werbeaktion anhand verschiedener Umsatzprognosen untersuchen und prüfen, ob der Lieferant diesen Bedarf decken kann.
Die Häufigkeit der Neuberechnung muss dem Entscheidungsrhythmus angepasst bleiben. Dauerartikel mit regelmäßiger Nachfrage und ein saisonales Sortiment, das sich seinem Absatzhöhepunkt nähert, erfordern nicht unbedingt die gleiche Überwachung. Das Ziel besteht darin, über ausreichend aktuelle Informationen zu verfügen, um die Planung anzupassen und zielgerichtete Maßnahmen zu ergreifen.
Die Automatisierung der Lieferkette: Eine Notwendigkeit für alle Unternehmen?
Ermitteln Sie die Arbeitsabläufe, bei denen die Automatisierung einen echten Mehrwert bietet
Nicht alle Aufgaben bieten das gleiche Potenzial. Ein häufig durchgeführter, umfangreicher Vorgang, der durch klare Regeln geregelt ist, stellt in der Regel einen besseren Ausgangspunkt dar als eine selten getroffene Entscheidung, die nur unzureichend dokumentiert ist und von informellen Informationen abhängt.
Um Prioritäten zu ermitteln, müssen die Schwierigkeiten betrachtet werden, mit denen die Teams konfrontiert sind. Wo treten die meisten Nacherfassungen auf? Welche Berechnungen verzögern die Vorbereitung der Lieferantenbestellungen? Welche Fehler treten regelmäßig auf? Welche Informationen gehen zu spät ein?
Im Einzelhandel lassen sich verschiedene Prozesse untersuchen:
- Die Erfassung und Abstimmung von Verkaufs- und Bestandsdaten.
- Die Aktualisierung der Nachfrageprognosen.
- Die Berechnung des Nachschubbedarfs.
- Die Erstellung von Bestellvorschlägen.
- Die Verteilung der Waren auf die Standorte.
- Die Erkennung von Lieferengpässen und Überbeständen.
Die Entscheidung hängt von dem zu lösenden Problem ab. Ein Unternehmen, dessen Bestellmengen zu hoch sind, muss seine Bestandsdaten und Prognosen analysieren. Würde man lediglich deren Übermittlung automatisieren, würde dies dazu führen, dass weiterhin falsch bemessene Mengen versandt würden.
Für jeden ausgewählten Prozess ist es sinnvoll, ein erwartetes Ergebnis festzulegen. Dabei kann es sich beispielsweise um die Verkürzung der Auftragsvorbereitungszeit, die Reduzierung manueller Korrekturen oder die Verbesserung der Verfügbarkeit einer Produktfamilie bei vergleichbarem Lagerbestand handeln. Diese Ziele geben dem Projekt zur Optimierung der Lieferkette eine konkrete Ausrichtung.
Den Automatisierungsgrad an die eigenen Bedürfnisse anpassen
Die Automatisierung der Lieferkette bedeutet nicht, dass jegliche menschliche Überprüfung entfällt. Je nach Produkt, Lieferant und den mit jeder Entscheidung verbundenen Risiken können mehrere Ebenen nebeneinander bestehen.
Eine erste Stufe besteht darin, die Erfassung von Informationen und die Berechnungen zu automatisieren. Der Nutzer erhält eine Empfehlung, die er vor der Bestätigung prüft.
Eine zusätzliche Ebene ermöglicht es, bestimmte Vorgänge automatisch zu validieren, sofern sie die festgelegten Kriterien erfüllen. Ungewöhnliche Situationen werden dann einer Überprüfung unterzogen.
Ein Dauerauftrag mit regelmäßigen Lieferungen und einem zuverlässigen Lieferanten lässt sich in höherem Maße automatisieren. Eine Produkteinführung, eine größere Verkaufsaktion oder eine Bestellung, die einen festgelegten Betrag übersteigt, kann ein manuelles Eingreifen erfordern.
Diese Kriterien müssen nachvollziehbar und überprüfbar sein. Das Team muss wissen, warum ein Auftrag automatisch ausgeführt wird und warum ein anderer seine Aufmerksamkeit erfordert. Es muss außerdem in der Lage sein, die Bearbeitung auszusetzen, falls sich die Bedingungen ändern.
Die physische Automatisierung unterliegt anderen Anforderungen. Förderbänder, Sortiersysteme oder robotergestützte Anlagen für den Materialumschlag müssen unter Berücksichtigung der Mengen, der Eigenschaften der Waren und der Lagerkonfiguration geplant werden. Ein Unternehmen kann die Digitalisierung der Planung und Beschaffung vorantreiben, ohne gleichzeitig ein Robotisierungsprojekt in Angriff zu nehmen.
Investition, Rentabilität und Skalierbarkeit in Einklang bringen
Die Kosten für ein Automatisierungsprojekt gehen über den Preis der Software oder der Ausrüstung hinaus. Sie umfassen die Integration in bestehende Systeme, die Datenaufbereitung, die Konfiguration, die Schulung sowie die Betreuung nach der Inbetriebnahme.
Bei der Bewertung der Kapitalrendite müssen diese Ausgaben mit messbaren Gewinnen in Beziehung gesetzt werden. Die eingesparte Zeit stellt eine erste Dimension dar, die durch die Auswirkungen auf die Lagerbestände, Lieferengpässe, Preisnachlässe und Eilbestellungen ergänzt werden muss. Eine optimale Bestandssteuerung trägt zudem dazu bei, das in Waren gebundene Kapital zu begrenzen.
Diese Vorteile müssen gemeinsam betrachtet werden. Eine durch einen starken Anstieg des Lagerbestands erzielte höhere Verfügbarkeit führt nicht zu demselben Ergebnis wie eine bei stabilem Lagerbestand erzielte Verbesserung.
Ein Pilotbereich hilft dabei, die Regeln zu testen und die Ergebnisse zu messen, bevor eine breitere Einführung erfolgt. Er muss für den Geschäftsbetrieb repräsentative Situationen umfassen, mit ausreichend zuverlässigen Daten und engagierten Nutzern.
Bei dem Vergleich müssen zudem saisonale Schwankungen, Sonderangebote und Sortimentsänderungen berücksichtigt werden. Ein Rückgang der Lieferengpässe in einer Phase geringerer Nachfrage kann nicht automatisch auf die Lösung zurückgeführt werden.
Schließlich müssen die ausgewählten Tools in der Lage sein, mit der Weiterentwicklung des Netzwerks Schritt zu halten. Die Eröffnung neuer Filialen, die Einrichtung eines zusätzlichen Lagers oder der Ausbau eines Vertriebskanals können zu Veränderungen bei den Rechenanforderungen und dem Datenaustausch führen. Die Skalierbarkeit lässt sich anhand dieser konkreten Veränderungen sowie anhand der Fähigkeit beurteilen, neue Datenmengen zu bewältigen.
Wie lässt sich die Automatisierung zu einem echten Wettbewerbsvorteil machen?
Ein strukturierter Ansatz beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse, Daten und betrieblichen Herausforderungen. Die Teams aus den Bereichen Lieferkette, Einkauf, Filialen und IT müssen sich ein genaues gemeinsames Verständnis des zu lösenden Problems verschaffen. Diese Zusammenarbeit erleichtert die Festlegung von Prioritäten und die Koordination des Projekts.
Anschließend erfolgt die Priorisierung. Es empfiehlt sich, zunächst einen ersten Umfang mit messbaren Zielen und klaren Zuständigkeiten festzulegen. Zu den ausgewählten Leistungsindikatoren können die Bearbeitungszeit, die Servicequote, die Lagerabdeckung, Lieferengpässe sowie der Anteil der Angebote, die einer Korrektur bedürfen, gehören.
Die Auswahl der Lösungen muss auf die angestrebten Abläufe abgestimmt sein. Ein ERP-System gewährleistet insbesondere die Abwicklung von Transaktionen, ein WMS organisiert die Lagerverwaltung und ein APS unterstützt die vorausschauende Planung. Die Interoperabilität dieser Softwareprogramme muss es ermöglichen, die erforderlichen Informationen zu übermitteln, ohne dass diese erneut eingegeben werden müssen.
Die Begleitung des Veränderungsprozesses bereitet die Anwender auf ihre neue Rolle vor. Sie müssen die Empfehlungen verstehen, wissen, wie sie mit Ausnahmen umgehen, und einen Ansprechpartner haben, wenn die Ergebnisse inkonsistent erscheinen. Die Nachbetreuung in den ersten Wochen dient dazu, die Regeln anzupassen, bevor der Anwendungsbereich erweitert wird, und anschließend die Steuerung in einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einzubinden.
Für Händler, die an Prognosen und der Beschaffung arbeiten möchten, bündelt Optimix XFR Verkaufs-, Bestands- und Lieferantendaten, erstellt mithilfe künstlicher Intelligenz Nachfrageprognosen und generiert Empfehlungen zur Nachschubplanung unter Berücksichtigung von Servicezielen und logistischen Einschränkungen. Mithilfe der Dashboards lassen sich anschließend die Leistungen und Engpässe überwachen.
Die Automatisierung der Lieferkette wird zu einer Notwendigkeit, wenn manuelle Abläufe es unmöglich machen, rechtzeitig Entscheidungen zu treffen oder den Geschäftsbetrieb mit ausreichender Zuverlässigkeit zu steuern. Die strategische Entscheidung betrifft dann die zu automatisierenden Prozesse, den beizubehaltenden Kontrollgrad und die zu erreichenden Ergebnisse. Die Wettbewerbsfähigkeit entsteht durch diese Abwägungen – mit verfügbaren Produkten, kontrollierten Lagerbeständen und Teams, die im richtigen Moment handeln können.
